Торгово-производственное управление ПАО «Сургутнефтегаз» (далее - ТПУ) обратилось к нам за выполнением работ по автоматизации складского и бухгалтерского учёта в своём подразделении. Вид деятельности данного подразделения - организация общественного питания и розничной торговли в ПАО «Сургутнефтегаз».
Границей проекта была сразу обозначена автоматизация учёта движения продуктов и товаров от начала закупок от поставщиков до перемещения их в предприятия общественного питания и розничной торговли. Автоматизация предприятий общественного питания и розничной торговли не предполагалась.
На момент начала работ в ТПУ существовало несколько отдельных баз на базе платформы «1С: Предприятие 7.7», в которых вёлся учёт продуктов и товаров. Учёт в данной программной среде занимал много времени, часть процессов приходилось обрабатывать сначала вручную на бумажном носителе, затем их вносить в программу, возможности быстрого ввода первичных документов были ограничены. Существовали проблемы со сбором и группировкой внутренних заявок на продукты и товары от предприятий общественного питания и розничной торговли, расчетом и группировкой планов потребностей, ведением централизованной НСИ, организацией процесса приемки, отгрузки и инвентаризации товаров кладовщиками на центральных складах ТПУ.
Перед началом работ Заказчиком были четко обозначены следующие цели проекта автоматизации:
отказаться от работы в программных продуктах на платформе «1С: Предприятие 7.7» и перейти на современный программный продукт «1С», отвечающий не только текущим требованиям, но и позволяющий покрыть будущие потребности в автоматизации для ТПУ;
Заказчиком были определены следующие бизнес-цели проекта:
ускорить ввод первичных документов;
В рамках общего улучшения качества работы для руководства Заказчика необходимо было обеспечить возможность единого контроля за процессами ведения складского и бухгалтерского учёта в устанавливаемом ПО с учётом автоматизируемых процессов.
Перед началом проекта с использованием MSProject был подготовлен план-график внедрения с указанием фаз проекта, их сроков завершения, кратким описанием работ по каждой фазе и выходной продукцией по каждому этапу проекта. Уже на фазе инициации проекта был разработан Устав проекта, который осуществил процесс формализации проекта. В данном документе были прописаны цели проекта, бизнес-цели проекта, выходная продукция по услугам автоматизации, бизнес-требования Заказчика, допущения и ограничения проекта, основные риски, организационная структура проекта.
Проектная документация была разработана на основе Технологии корпоративного внедрения и рекомендаций ГОСТ-34. При концептуальном проектировании производилось обследование бизнес-процессов Заказчика, выходным продуктом которого стал Отчет о результатах обследования. Далее было разработано техническое задание по ГОСТ-34, на основании которого сформировано Проектное решение, состоящее как из самого решения, так и из приложений к нему в виде структурной схемы комплекса технических средств и схемы функциональной структуры.
Перед вводом в опытную эксплуатацию совместно с Заказчиком была произведена верификация и валидация внедряемого ПО. Для этого нашей компанией была разработана программа и методика проведения испытаний, на Демо-базе подготовлены контрольные примеры для проведения комплексных испытаний. В ходе испытаний оформлялись реестры замечаний, итоговым результатом самих испытаний явился Протокол проведения тестовых испытаний. Перед запуском на объекте Заказчика было проведено обучение более 100 пользователей системы, при этом составлялся план-график обучения, подготавливалась программа обучения, после завершения занятий формировались Протоколы проведения обучений. В ходе сопровождения в рамках фаз опытной эксплуатации и ввода в промышленную эксплуатацию использовалась предложенная нами облачная система учёта оперативных заявок (ServiceDesk), которая показала высокую эффективность в ходе реализации проекта.
Рисунок 1. Шапка облачного сервиса учёта первичных заявок по проекту (ServiceDesk)
Управление проектом осуществлялось через плановые внутренние совещания, оперативные совещания с Заказчиком, средства коммуникации (телефон, электронная почта, корпоративное средство видеоконференций). Для эффективного взаимодействия был разработан План управления коммуникациями. Периодически для руководителей ТПУ и КомлпектСофт подготавливались статус-отчеты, показывающие ход выполнения проекта. По результатам совместных совещаний формировались Протоколы оперативных совещаний.
Основная часть проекта была реализована на программном продукте «1С: ERP, ред.2.4» с доработанными решениями под бизнес-процессы Заказчика в разрезе функционалов рабочих мест. Для работы экспедиторов было внедрено мобильное приложение «1С:Заказы» с существенно доработанным под ТПУ функционалом. Для работы кладовщиков были поставлены ТСД с программным продуктом Mobile SMARTS, который был доработан нашими программистами под требования ТПУ. Были разработаны соответствующие интеграционные связи с внешними системами Заказчика.
Рисунок 2 Основное меню кладовщика на ТСД
Рисунок 3 АРМ Экспедитора
Проект был реализован в сроки, утвержденные Заказчиком. При этом цели проекта, бизнес-цели проекта, заявленные в начале реализации, были достигнуты. Успешность достижения целей была обусловлена правильной организацией работ проекта, опытом сотрудников проектной команды со стороны группы компаний КомплектСофт (ООО «Кассервис-НН») и активным и профессиональным участием ключевых сотрудников со стороны Заказчика в ходе выполнения проекта. Квалифицированная и полноценная помощь со стороны ответственных сотрудников Заказчика оказала существенное влияние на выполнение проекта в срок. При внедрении проектов по автоматизации часто упускают из виду, что это двухсторонняя работа: как сотрудников Исполнителя, так и сотрудников Заказчика. Активная и профессиональная работа совместной проектной команды явилась основой для успешного завершения данного проекта!
