Некоторое время назад к нам обратился управляющий сауной «Отдыхай» из города Тольятти с вопросом об автоматизации её работы.
Первое, что его интересовало – это возможность автоматизировать и применять дисконтные и бонусные системы. Поводом к поиску автоматизации послужило неудобство в расчёте и начислении бонусов своим клиентам с целью поощрения посетителей за частые посещения и активность при покупке сопутствующих позиций.
Дело в том, что на тот момент регистрация посещений, добавленные в заказ товары, оплаты, скидки и бонусы велись в журналах. Возникала определенная сложность в понимании, насколько клиент интересен для компании, как к нему нужно подойти. В бумажном журнале не просто поднять историю по клиенту, для этого нужно потратить много времени. И если клиент посещает сауну не регулярно это и вовсе становится трудно разрешимой задачей.
Заказчика также интересовала аналитика по клиентам, количество посещений, обороты по продаваемым товарам и услугам. Это все нужно для удержания интереса к своей сауне посетителей, которые ходят не столь регулярно, но при этом приносят достаточно хорошую выручку и, соответственно, являются очень важными для сауны.
Как раз анализ ценности клиента при ведении учёта в бумажном виде или в электронных таблицах Excel затруднён, а в первом случае просто очень сложен при достаточно большой посещаемости заведения. Задача привлечения и удержания постоянных и интересных клиентов стояла очень остро на фоне имеющихся сильных конкурентов в этом направлении бизнеса.
Нами была предложена конфигурация РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра на три рабочих места. Заказчику была проведена презентация программы, на которой на ряду с основной работой программы подробно была представлена дисконтная система конфигурации - скидки, бонусы и акции.
Также была предложена конфигурация РеБиКа: Бэк-офис для кафе для складского учёта используемой номенклатуры (прим. «для кафе» не подразумевает использование конфигурации только в общепите, её возможности позволят вести складкой учёт во многих видах бизнеса, в т.ч. в сауне).
По итогам проведенных презентаций заказчик остановился на одной конфигурации автоматизации сауны без складского модуля.
Конфигурация была приобретена и установлена на рабочее место администратора сауны. Наши специалисты осуществили необходимую настройку:
После внедрения и настройки было проведено обучение Управляющего по работе с программой.
Конфигурация РеБиКа: Автоматизация бани не ведёт в себе расчёт остатков, она только регистрируем факт продаж с учётом дисконтной системы поэтому ввод количества товара не потребовался. Было произведено заполнение справочника продажных цен номенклатуры и услуг.
Далее программа была запущена в опытную эксплуатацию. Сауна продолжала работать по наработанной ранее схеме с ведением событий и продаж в журналах, но параллельно управляющий начал вести учёт и в приобретенной конфигурации РеБиКа: Автоматизация сауны. Также постепенно заполнялся справочник контрагентов.
В начале опытной эксплуатации были высказаны пожелания по доработкам в программе.
Доработки на основании пожеланий заказчика были выполнены и установлены в используемую конфигурацию.
После выполнения пожеланий заказчика управляющему проведено повторное обучение по доработкам, показаны возможности протоколирования событий пользователей системы, такие как регистрация удаления номенклатуры из чека при работе с заказом, удаление заказа, пробитие чека и предварительного чека и т.д. Иначе говоря, протоколируются те действия, которые могут вызвать интерес у руководства для контроля за работой персонала. По итогу выбран регламент действий при закрытии смены и формировании отчётов аналогичных тем, которые администраторы сауны сдавали до введения автоматизации, но теперь это все делалось автоматически по нажатии нескольких кнопок в программе и выводе полученной информации на принтер.
Завершающий этап — это ввод в эксплуатацию программного продукта. Управляющий провел несколько обучающих занятий с администраторами сауны и первое время контролировал их работу. По ходу работы программы возникали вопросы по регламенту действий в различных ситуациях, на которые своевременно заказчик получал интересующую его информацию по программе от консультанта ГК «Комплект Софт».
Спустя некоторое время работы с конфигурацией РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра встал вопрос об расширении учёта продаваемых сопутствующих товаров. Заказчик вернулся к предложению приобрести складской модуль РеБиКа: Бэк-офис для общепита.
Владельцу сауны повторно был показан функционал складской конфигурации и особенности настройки синхронизации уже имеющейся программы «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра» и программы «РеБиКа: Бэк-офис для общепита».
По итогам переговоров складской модуль был приобретён.
Ввиду того, что синхронизация конфигурации РеБиКа: Бэк-офис проводилась с уже работающим «фронтом», потребовалось время на перенос номенклатуры и складов из «фронт-офиса» в «бэк-офис». Дело в том, что при стандартной установке связки конфигураций Фронт-офис и Бэк-офиса склады и номенклатура изначально заводится в Бэк-офис и только затем выгружается во фронт-офис. В данном же случае пришлось копировать номенклатуру из «фронт-офиса» в «бэк-офис» и только затем настраивать синхронизацию.
Спустя полгода заказчик открыл еще одну сауну с несколькими залами. Встала задача автоматизировать и этот объект. Для его автоматизации был приобретен еще один экземпляр программы «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра на 3 пользователя». Установка на это рабочее место, приобретенной конфигурации и ее настройка прошла гораздо быстрее. В центральной базе РеБиКа: Бэк-Офис были заведены склады, относящиеся к новому подразделению сауны, настроены правила синхронизации и, собственно, выполнена синхронизация имеющегося Бэк-Офиса и нового Фронт-Офиса. Далее на рабочем месте новой сауны в конфигурации фронт-офис созданы ресурсы (комнаты) настроено поведение номенклатуры при создании заказа и брони, настроена дисконтная система, и подключено периферийное оборудование.
Проведен тестовый запуск и по положительным итогам новая сауна приступила к работе.
Итак, какие же результаты дала автоматизация сауны? Перечислим их:
Уход от бумажной документации. При закрытии смены формируются несколько отчётов по товарам и выручке - для ведения учёта деятельности сауны.
Возможность стимулировать активность постоянных клиентов путем проведения акций, предложения бонусной системы, скидочной системы.
Возможность быстрых отчётов по работе с базой заказов в любом разрезе по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам, посетителям. Больше не нужно тратить массу времени на перебирание и структурирование информации из бумажных журналов и отчётов.
Благодаря тому, что каждое действие персонала четко фиксируется в программах, и легко отслеживается, удалось свести к минимуму недобросовестное поведение персонала.
Появилась возможность учитывать пожелания клиентов путем ведения сопроводительных комментариев к заказам, что, разумеется, повысило лояльность клиентов к сауне и поспособствовало формированию у них положительного впечатления о качестве сервиса.
У руководителя появилась возможность удаленно подключаться к серверу с базами данных и решать возникающие задачи на расстоянии, что позволило значительно сократить время затраты на работу и повысить ее эффективность
Складкой учёт позволил гораздо точнее вести управление закупками и остатками товаров, производить анализ цен и экономить ресурсы.
Ведение учёта нескольких точек в одной программе, централизованное управление сетью саун.
Появилась возможность интегрировать программу РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра с сайтом компании.
