В 2020 году к нам обратился предприниматель с бизнес-идеей открытия кибер-кафе. Сама-по-себе идея не нова (во всём мире сейчас наблюдается рост популярности гейм-клубов, и Нижний Новгород не становится исключением), но бизнес сразу же сталкивается с необходимостью вести не только учёт времени аренды рабочих или игровых мест, но и учитывать имеющееся на балансе клуба оборудование (компьютеры, мебель), а если интернет-кафе предоставляет не только аренду рабочих мест, но и услуги кафе, то встаёт задача комплексной автоматизации бизнеса.
Предприниматель запланировал открыть сеть интернет-кафе с особой атмосферой и «геймерской» направленностью, с параллельной продажей товаров фастфуда (гамбургеры, салаты, тосты, сэндвичи и безалкогольные напитки). Некоторые блюда будут готовиться на собственной кухне на территории из интернет-кафе и по заказам развозиться в другие интернет-кафе этой же сети. Необходимо вести учёт товаров и блюд и параллельно вести учёт времени аренды рабочих мест. В учётной программе должна быть возможность создания различных программ лояльности (скидки, бонусы, акции), а также необходима интеграция с 1С: Бухгалтерия 8.
Специалисты ГК «КомплектСофт» провели для заказчика ряд презентаций, демонстрирующих возможности пакетов программ, подходящих под описание требований заказчика. По итогам показов было принято совместное решение остановиться на следующем пакете программ:
Необходимо обратить внимание, что, несмотря на название, первая программа включает в себя очень обширный функционал, среди которого подходящим для автоматизации интернет-кафе является следующие
- Учёт ресурсов кафе (компьютеры, мебель, проекционное и игровое оборудование);
- Тарификация ресурсов (аренда игрового времени);
- Управление персоналом (графики работы);
- Бронирование ресурсов (как отдельных компьютеров, так и целых игровых зон, под команду или турнир);
- Заказ блюд из принадлежащего интернет-кафе общепита.
(Посмотреть полный список возможностей программы можно, просто перейдя на страницу её описания по ссылке в названии выше).
Первые два кибер-кафе открывались поочерёдно, сначала были проведены необходимые подготовительные работы:
- Настроены первоначальные параметры всех программ, выполнена настройка складов, ресурсов, столов, номенклатуры, служебных справочников, дисконтной системы;
- Настроены права доступа пользователей: управляющего, бухгалтера, администраторов кафе (администраторы кафе также являются кассирами);
- Настроены синхронизации между фронт офис и бэк офис;
- Проведено комплексное тестирование настроенных конфигураций;
- Записаны обучающие видеоролики для администратора, кассира и руководителя с демонстрацией соответствующего функционала.
Что дала автоматизация кибер-кафе:
- Уход от бумажной документации. При закрытии смены формируются несколько отчётов по товарам и выручкам для подшивки в архив;
-
Возможность стимулировать постоянных клиентов проведением акций, настройкой бонусной системы, скидочной системы;
-
Возможность быстрых отчётов по работе с базой заказов в любом разрезе по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам, посетителям. Отказ от рукописных отчётов;
-
Удалось сократить криминальные действия персонала, потому что все действия можно посмотреть в логах (*log – в данном случае журнал операций). Быстрый поиск по различным операциям, сотрудникам, параметрам и времени;
-
Возможно ведение сопроводительных комментариев к клиенту (предпочтения клиента, история посещений);
-
Возможность удалённого подключения к серверу с базами данных и возможность работать с возникающими задачами удалённо. Заметная экономия времени и повышенная эффективность работы;
-
Более точное управление остатками товаров, анализ цен, экономия ресурсов;
-
Ведение склада сопутствующих товаров;
-
Возможность подключить второе кафе к уже имеющейся программе. Централизованное управление сетью заведений общепита и интернет-кафе;
-
Возможность учёта ингредиентов в бэк офисе на кухне, которая готовит часть ассортимента блюд для нескольких кафе сети;
-
Централизованный учёт продаж и производства в бэк офисе;
-
Различные отчёты в бэк офисе по выручке, товарам, ингредиентам. Большой плюс стандартных отчётов в программах семейства 1С является то, что пользователь может практически любой отчёт настроить индивидуально в соответствии со своими предпочтениями и решаемыми задачами.
