К нам обратился руководитель благотворительного фонда.
Благотворительный фонд социальной защиты был основан одним из крупных предприятий России более 20 лет назад.
Сегодня это одна из известных в России благотворительных организаций, которая входит во всероссийский реестр социально-ответственных предприятий и является членом Ассоциации грантодающих организаций «Форум Доноров».
Фонд помогает в организации общественно значимых мероприятий в сферах науки и образования, культуры и спорта, участвует в благотворительных акциях, финансирует социальные проекты, поддерживает волонтерские движения и общественные инициативы. Ежегодно он оказывает помощь более 30 000 человек.
Цели заказчика
Заказчиком были поставлены следующие цели:
1. Создание единой информационной системы для учета данных по благотворительной деятельности фонда для физических лиц и сторонних организаций.
2. Увеличение оперативности обработки информации и снижение трудоемкости, в том числе, при подготовке аналитической и статистической отчетности.
То есть, фонду было необходимо:
- автоматизировать управленческий учет данных по благотворительной деятельности,
- реализовать интеграцию системы управленческого учета с системой бухгалтерского учета в части прослеживания цепочки документов для управленческого учета и бухгалтерских документов,
- реализовать интеграцию с SAP HСM в рамках получения актуальной кадровой информации о сотрудниках,
- увеличить скорость формирования отчетов по различным запросам, обеспечить возможность расширенного анализа по категориям пенсионеров и других благополучателей, состоящих у них на учете,
- реализовать выгрузку данных (платежных поручений и реестров на выплату) в почтовые отделения и банки.
При этом система должна была соответствовать требованиям Федерального закона №152—ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».
Предложенное решение и работы по автоматизации
Сотрудниками ГК "КомплектСофт" заказчику было предложено создание автоматизированной системы учета благотворительной деятельности на базе программного продукта «РеБиКа: Контроль качества оказания услуг».
Конфигурация «РеБиКа: Контроль качества оказания услуг» для заказчика была разработана сотрудниками ГК «КомплектСофт» с нуля на платформе 1С: Предприятие 8.3.
Она включает в себя следующие основные подсистемы:
· Подсистема «Ветераны, пенсионеры»
Основные задачи: регистрация ветеранов и пенсионеров, а также расчет и начисление выплат для них.
Постановка на учет осуществляется в момент обращения ветерана с документами путем создания в системе регистрационной карточки. При этом часть данных загружается из системы SAP HCM, остальная информация заносится пользователем вручную на основании подтверждающих документов. При регистрации ветерану назначаются ежемесячные выплаты в виде материальной помощи. В установленные сроки производится актуализация данных ветерана в системе, также выполняются отметки о снятии его с учета.
Ежемесячно производится расчет регулярных видов материальной помощи, а также разовых выплат по решениям Фонда. На основании данных расчетов в дальнейшем реализуются выплаты денежных средств ветеранам в подсистеме «Выплаты».
При выплате родственникам умерших ветеранов, либо лиц, проработавших длительное время в группе компаний, определенного вида материальной помощи (субсидии на оплату ритуальных услуг) в системе регистрируются заявления обратившихся за помощью родственников и при этом выполняется автоматическое снятие с учета.
· Подсистема «Благотворительная деятельность»
Основная задача: управленческий учет бизнес-процессов по оказанию материальной помощи различным категориям получателей.
Процесс предоставления помощи в рамках благотворительности начинается с приема и регистрации в системе заявлений от благополучателей. На их основании формируется специальный реестр.
Выплата по заявлениям осуществляется платежными поручениями по каждой строке протокола по реквизитам, указанным благополучателями, в подсистеме «Выплаты».
При оказании помощи юридическим лицам в системе регистрируются договоры.
Для начисления и дальнейшей выплаты определенного вида материальной помощи, в случае её оказания по решению Фонда единовременно большому числу физических лиц, в системе регистрируются данные физических лиц, и отдельным документом проводится начисление помощи. Выплата осуществляется с помощью формирования платежных поручений отдельно по каждому заявителю в подсистеме «Выплаты».
· Подсистема «Выплаты»
Основная задача: формирование и отправка платежных документов на перечисление выплат в рамках благотворительной деятельности с использованием системы электронного обмена с банками и почтовыми отделениями.
Для осуществления выплаты денежных средств в рамках материальной помощи в системе формируются реестры на выплату через банк и почтовое отделение, а также платежные поручения. Сформированные документы выгружаются в файл для дальнейшей отправки в банк и почтовое отделение. Отметка об исполнении документов банком загружается в систему в процессе интеграции с программой «1С: Бухгалтерия для некоммерческой организации».
При осуществлении выплаты материальной помощи наличными денежными средствами в системе формируется расходный кассовый ордер.
Нами в системе была разработана возможность двухстороннего обмена между программным продуктом «1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5» и «РеБиКа: Контроль качества оказания услуг». При этом обмен обеспечивается http-сервисом, размещенным с использованием технологии расширения конфигурации, что сохраняет возможность ее автоматического обновления.
Состав данных, отправляемых из «РеБиКа» в «1С: Бухгалтерия для некоммерческой организации»:
· справочник «Контрагенты»;
· справочник «Договоры Контрагентов»;
· документ «Сделка».
Состав данных, отправляемых из «1С: Бухгалтерия для некоммерческой организации» в «РеБиКа: Контроль качества оказания услуг»:
· документ «Поступление Товаров Услуг»;
· документ «Списание С Расчетного Счета»;
· справочник «Назначение Целевых Средств»;
· справочник «Источники Финансирования».
Рис. 1
Интеграция подсистемы «Ветераны, пенсионеры» и SAP HCM помогает обеспечивать выполнение следующих функций фонда:
· Получение из SAP HCM актуальной информации о физическом лице.
· Заполнение информации о физическом лице при его регистрации в подсистеме «Ветераны, пенсионеры».
Обмен производится посредством отправки запроса в шину данных SAP и получения синхронного или асинхронного ответа с необходимыми данными.
Рис. 2
После согласования технического задания по конфигурации, сотрудниками ГК "КомплектСофт" были выполнены ее создание и реализация, а также проведено обучение сотрудников заказчика, а работы перешли в стадию сопровождения.
Результаты
Таким образом, цели благотворительного фонда по созданию единой информационной системы для учета данных по его благотворительной деятельности были достигнуты и все требования данного благотворительного фонда социальной защиты были выполнены. А именно:
- разработана с нуля конфигурация "РеБиКа: Контроль качества оказания услуг", отвечающая всем потребностям фонда,
- автоматизирован управленческий учет по благотворительной деятельности,
- реализована интеграцию системы управленческого учета с системой бухгалтерского учета,
- реализована интеграцию с SAP HСM в рамках получения актуальной информации о сотрудниках,
- увеличилась скорость формирования отчетов по разным запросам,
- появилась возможность выгрузки данных (платежных поручений и реестров на выплату) в банки и почтовые отделения.
Вам нужна автоматизация? Остались вопросы?
