Описание проекта по внедрению документооборота (ДО)
Информация о компании «Хромос инжиниринг»
«Хромос инжиниринг» - ведущий производитель хроматографических комплексов, поставщик аналитического и измерительного оборудования в лаборатории международных и российских предприятий.
Основные виды деятельности:
- Комплексное оснащение лабораторий
- Производство лабораторной мебели
- Разработка и производство газовых, жидкостных и потоковых хроматографов
- Металлообработка
Исходная ситуация до внедрения 1С: «Документооборот 8 КОРП»
Основные цели проекта автоматизации согласно требованиям заказчика
- Организация единой системы документооборота в конфигурации на платформе «1С».
- Организация коллективной работы сотрудников с документами в системе 1С: Документооборот.
- Четкое разграничение доступа к документам в документообороте.
- Упорядочение процесса обработки документов.
- Повышение уровня сохранности документов.
Основные бизнес-требования Заказчика к системе 1С Документооборот 8
Система должна обеспечивать автоматизацию документооборота ХРОМОС Инжиниринг с учетом следующих особенностей:
- Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции.
-
Автоматизация внутреннего документооборота, в том числе организационно-распорядительной документации в «1C Документооборот 8»
-
Учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора.
- Учет проектов: от расчета планов проекта до контроля сроков исполнения проектов.
-
Учет мероприятий, начиная от планирования мероприятия, протоколирования и заканчивая контролем исполнения решений.
- Работа с электронной почтой непосредственно из программы 1С: Документооборот 8 КОРП.
-
Автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов в «1C Документооборот 8».
-
Использование типовых шаблонов управления процессами документов - согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, и др.
-
Разработка уникальных шаблонов управления процессами документов – то, что не вписывается в алгоритмы типовых шаблонов.
- Иметь возможность ведения номенклатуры дел, распределения документов по делам, ведения архива организации.
-
Иметь возможность штрихкодирования бумажных документов, автоматического впечатывания штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиска документов и файлов по штрихкодам.
-
Иметь возможность использования сертифицированных механизмов электронной подписи для подписания документов и файлов.
- Разграничение прав доступу пользователей.
- Интеграция 1С: Документооборот 8 КОРП с 1С: ERP 8.
Выбор продукта для автоматизации
Конфигурация «1С: Документооборот 8.3» – это современное программное обеспечение, способное автоматизировать процессы документооборота внутри любой компании.
Преимуществами 1С:Документооборот 8.3 являются:
-
Гибкость к требованиям Заказчика. С помощью «1C: Документооборот 8» можно реализовать практически все процессы, необходимые для автоматизации работы с документами в компании.
-
Масштабируемость. Функционал СЭД «1C : Документооборот 8» растет вместе с потребностями компаниями – программа настраивается под ваши задачи на определенном этапе, если на следующем этапе список требований к функционалу увеличился, то программу можно легко масштабировать.
-
Простота интеграции продукта с «1С» и другими системами. В системе 1С уже есть удобные инструменты для реализации прямой интеграции с учетными системами фирмы 1С (в данном проекте нас интересовала возможность интеграции с 1С: ERP 8). Интеграция позволит пользователю получать в единой точке доступ к карточке нужного документа, информацию о других документах, связанных с данным документом и статусами, которые находятся в другой системе, не заходя в нее.
-
Поддержка различных платформ сервера баз данных и приложений. Сервер «1С: Предприятия 8» и Клиент «1С: Предприятия 8» кроссплатформенные – работают под управлением Microsoft Windows и Linux в 32-х битном и 64-х битном варианте (сервер) и под управлением Microsoft Windows, Linux и MacOS (клиент).
Процесс внедрения конфигурации «1С: Документооборот 8», состав проведённых работ
Для того чтобы грамотно выполнить поставленные задачи на первом этапе работ наши специалисты погрузились в изучение структуры предприятия и занялись сбором информации от сотрудников организации.
В целях формирования единых принципов по подготовке технических решений были организованы конференции с использованием ресурса «events.webinar» и программы ZOOM.
Какие результаты мы получили по завершении интервью с сотрудниками организации Хромос:
- Был определен список документов, обработку которых необходимо автоматизировать;
- Удалось составить строгое описание основных бизнес процессов документооборота организации;
- Подготовлены маршрутные карты движения документов внутри организации.
По завершении работ по обследованию системы документооборота наши сотрудники приступили к разработке тестового контура. Была создана тестовая база документооборота, которая в полной мере выполняет поставленные перед нами задачи.
Кроме простого наполнения информационной базы данными полученными от ООО «Хромос» в тестовом контуре была произведена настройка и тестирование бесшовной интеграции с 1С: ERP 8.
Настройка интеграции 1С : ERP и 1С : Документооборот 8 КОРП необходима для:
- корректного заполнения документов средствами интеграции;
- единства справочников данных систем;
Заключительным этапом работ стало обучение пользователей и запуск в промышленную эксплуатацию. Так же специалист ООО «КомплектСофт» осуществляют сопровождение внедренного решения.
Результаты проекта по внедрению конфигурации 1С Документооборот 8 Корп.
-
Реализованы процессы учета и хранения внутренних документов компании. Всего с помощью системы «1C Документооборот 8 КОРП» организованы процессы по учету более 20 различных Видов документов.
-
Разработаны шаблоны автозаполнения файлов договоров.
-
Настроен типовой обмен карточками договоров и контрагентов между «1С: Документооборот 8 КОРП» и «1С : Управление производственным предприятием 8».
-
Настроен обмен карточками договоров и контрагентов между «1С: Документооборот КОРП» и «1С: Управление производственным предприятием 8» с доработкой типовых правил обмена.
-
Созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов.
-
У штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.
- Автоматизирован учет протокольных мероприятий.
Текущее состояние проекта по внедрению 1С Документооборот 8
Проведено обучение ключевых пользователей. Система передана в промышленную эксплуатацию. Осуществляется сопровождение и поддержка внедренного решения. Ожидаем ответа от Заказчика на рабочие вопросы по дальнейшему внедрению функционала конфигурации документооборота.
Параметры проекта внедрения «1С Документооборот 8 КОРП»
- Вариант работы системы: клиент-серверный.
- Тип организации: коммерческая.
- Количество сотрудников: 90
- Число автоматизированных рабочих мест: 35
- Количество документов, обрабатываемых в год: 4370.
- Наличие территориально-распределенной СЭД: нет.
- Обучение: курс электронного обучения.
- Осуществляется ли сопровождение: да.
Если вам необходимо внедрение, сопровождение, настройка конфигураций «1С: Документооборот 8», «1С Документооборот 8 КОПР» необходимо связаться с персональным менеджером по следующим контактам: (тел, whatsapp, telegram) +79 200 183 200, mail: 1C@agentura-soft.ru
Купить конфигурацию «1С Документооборот 8», «1С Документооборот 8 КОРП» можно связавшись по телефону: +7 9 200 183 200
