В ГК "КомплектСофт" по поводу автоматизации общественной бани обратилась компания ООО "АСП", которая находится в городе Фролово Волгоградской области.
Рынок банных услуг в России продолжает развиваться. Многие связывают этот факт с темпом современной жизни, а также большим количеством стрессов которые испытывает современный человек, однако данное направление бизнеса тоже подвержено изменениям, появляются новые участники рынка, растет общий уровень доходов. При этом отдельные участники рынка находятся под угрозой исчезновения, например, типовые общественные бани по причине их убыточности и непопулярности заменяются частными саунами, банями или модными СПА-комплексами.
Одним из многих вопросов для владельцев общественной бани, является проблема бухгалтерского учета в бане и учет времени посещения бани или сауны. Именно с таким вопросом к нам обратилось руководство компании «АСП». Услуги, которые могут заинтересовать гостей банного комплекса, являются фактором конкурентного преимущества, позволяющего привлечь больше клиентов и делать более высокие наценки. С другой стороны, услуги парения или массажа являются самостоятельным высокорентабельным продуктом. Понимая этот аспект ведения бизнеса, наши клиенты хотели найти способ автоматизировать учет тарифицируемых услуг и дисконтной системы в оздоровительном центре.
Исходные данные до автоматизации общественной бани были такие: общественная баня, в которой есть мужское и женское отделение. Учет в бане простой: 1 час стоит 200 рублей. Если у гостя превышение по времени, то с него взимается дополнительная плата 200 рублей, вариантов и временной отсрочки при расчете превышений нет. Есть своя дисконтная система - накопительная скидка. Заказчику хотелось бы выдавать постоянным посетителям клубные карты и начислять скидку на них.
Главное требование к программе по автоматизации оздоровительного комплекса со стороны руководства - возможность контроля времени пребывания гостей в общественной бане с использованием турникета и автоматический расчет времени пребывания.
Предложенное решение по установке турникета в оздоровительном центре
Многие оздоровительные комплексы уже достаточно давно устанавливают на входе турникеты и выдают посетителям специальные браслеты, чтобы не ставить таймер, а иметь возможность увидеть в программе, сколько времени человек отдыхал. Это облегчает работу администратора и позволяет исключить возможность ошибки при выставлении счета.
Проанализировав пожелания руководства, специалисты ГК «КомплектСофт» предложили установить в общественной бане турникет-трипод 3V Model L от фирмы "Sigur", а так же нашу программную разработку «1С: РеБиКа: Баня, Сауна, Аквапарк».
Презентация функционала программы для автоматизации банного комплекса
Заказчику была проведена презентация работы конфигурации программы на базе 1С, настроенной согласно его потребностям. Наглядная демонстрация возможностей функционала и его соответствие пожеланиям позволили заказчику принять решение о целесообразности внедрения программы «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра».
Ранее до приобретения программного продукта РеБиКа в данном оздоровительном комплексе не использовали какое-либо специальное оборудование и программы.
Какие преимущества имеет программа 1С РеБиКа при установке турникета в бане и почему выбрали именно этот программный продукт?
Программа на базе 1С для учета времени посещения сауны «РеБиКа: Баня + сауна» на платформе «1С:Предприятие 8.3» автоматизирует следующие процессы:
· учет продаж товаров и услуг общественной бани;
· управление отношениями с клиентами общественной бани (CRM для бани);
· процедура бронирования ресурсов (сауны, душевой кабины, бани и т.д.) на определенную дату и время, с возможностью предварительного подсчета времени и внесения предоплаты;
· расчет стоимости заказа в зависимости от продолжительности времени оказания услуг в оздоровительном центре;
· мониторинг остатка времени по услуге заказа;
· учет временных скидок при реализации тарифицируемых услуг;
· использование персональных дисконтных карт;
· создание различных тарифов в общественной бане: для будних дней и выходных, определенного времени суток;
· автоматическое добавление времени технической чистки в помещениях саун между заказами при их регистрации;
· возможность подключения различного оборудования: систем СКУД, фискальных регистраторов, сканеров штрих-кодов, считывателей магнитных карт, тарификаторов, чековых принтеров и т.д.;
· управление светом в бане и сауне с помощью электронных реле, которое может осуществляться из программы 1С.
Описание процесса внедрения
Хотелось бы более подробно рассказать Вам о том, какие этапы внедрения программного обеспечения были выполнены специалистами ГК «КомплектСофт» :
1. Одним из интересных этапов работы с данным заказчиком для наших сотрудников являлось программирование логики турникета для бани.
Опираясь на потребности заказчика, было принято решение установить турникет у входа в общественную баню, а кассира и электронные браслеты для гостей расположить за турникетом.
В логике программы прописали, что на вход турникет должен быть всегда открыт, на выход открыт, пока не закончилось время услуги в заказе. Если время услуги в заказе просрочено, то после оплаты превышения этот электронный браслет опять может пройти через турникет.
Рядом с турникетом со стороны улицы ставится контейнер, в который будут сдавать RFID браслеты уходящие посетители.
После того как гость проходит в баню через турникет, он подходит к кассиру, который при помощи браслета открывает на него заказ, принимает оплату, отдает силиконовый браслет обратно гостю.
Получив услугу, гость выходит через турникет. После этого есть 2 варианта развития событий:
-Первый: если время услуги в заказе еще не закончилось, посетитель подходит к кассиру, который закрывает заказ. Далее посетитель проходит через турникет и оставляет RFID браслет в контейнере.
-Второй: если время услуги в заказе закончилось, посетитель не может пройти через турникет. Необходимо передать силиконовый браслет кассиру, который откроет заказ и возьмет с гостя доплату за превышение лимита времени по услуге бани. Далее браслет возвращается клиенту для того чтобы он мог выйти через турникет и оставить браслет для бани в контейнере.
2. Была проведена установка и настройка конфигурации на базе 1С «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра» на рабочем месте администратора.
3. Заведение в программу 1С всей первоначальной информации оздоровительного центра, в том числе: по складам, ресурсам (зонам отдыха и шкафчикам в бане), номенклатуре товаров и услуг.
4. Настройка автоматизированных рабочих мест в бане, в том числе, распределение прав:
· Администратор-кассир бани: права работы кассира в режиме «регистрации продаж» + открытие и закрытие смены, бронирование зон отдыха, просмотр отчетов смены – в рамках работы общественной бани.
· Руководитель: право работы в режиме полного интерфейса, доступ к справочникам конфигурации, просмотр отчетов смены, открытие и закрытие смены, бронирование зон отдыха, работа с бонусными программами, с ценами на услуги и товары.
5. На месте администратора-кассира оздоровительного центра было подключено и настроено оборудование: онлайн-касса, сканеры штрих-кодов, считыватель магнитных карт, турникет.
6. После настройки конфигурации 1С консультантами ГК «КомплектСофт» проведено обучение работе в программе для пользователей.
Результаты
Автоматизация банного комплекса позволила:
1. Осуществлять учет продаж услуг общественной бани с возможностью получения оперативных отчетов в различных разрезах учета: фактическая занятость ресурсов, аналитическая информация по видам услуг и т.д.
2. Уменьшить количество записей в журнал и перевести работу администратора в электронный формат. Это облегчило его работу, так как программа способна автоматически рассчитать стоимость заказа, оповестить об окончании оплаченного времени, самостоятельно учесть применение скидки или дисконтной карты.
3. Вести единую клиентскую базу (CRМ для общественной бани). Просматривать истории заказов по каждому клиенту. Проводить аналитику активности, создавать на основании этих данных программы лояльности для постоянных посетителей с применением скидок или бонусов.
4. Программным образом контролировать действия администраторов банного комплекса при продаже товаров и услуг и, соответственно, отслеживать факты воровства. В программе ведется регистрация всех действий пользователя в разрезе операций, которые могли бы вызвать вопросы руководства. Например, удаление строк из заказа после печати или отмены чека, открытие денежного ящика, пробитие чека. Эти события в отчете привязаны ко времени и теперь при возникновении спорных моментов все можно легко отследить при формировании отчета.
Если вы хотите заказать автоматизацию общественной бани или оздоровительного комплекса, организовать бухгалтерский учет в бане, установить турникет в бане и настроить учет времени посещения общественной бани с помощью силиконовых RFID браслетов, обратитесь к нам!
