В компанию "КомплектСофт" обратился IT-специалист ООО "Комплексные Бизнес Технологии", осуществляющий поддержку работы сауны, расположенной в городе Пенза.
Банный комплекс "Новая сауна в Запрудном" имеет хамам, несколько залов сауны, бассейны, в том числе, световой со стеклянным бортом и водными аттракционами. Также там есть банкетный зал и зона отдыха.
Пожелания заказчика
Основное пожелание - это переход на электронный учет в связи с тем, что этот объем работы достаточно большой и ведение его в бумажном виде занимает большое количество времени. Также заказчику хотелось повысить дисциплину персонала в сфере продаж и иметь возможность отслеживать все их действия в программе.
То есть, требовалось провести автоматизацию оздоровительного центра и подобрать учетную программу, удовлетворяющую пожелания заказчика. Поэтому сотрудники ООО «КБТ» обратились к нам.
Также в ходе переговоров заказчиком было акцентировано внимание на том, что в сауне есть кухня и им хотелось бы вести учет блюд, которые готовятся на кухне заказчика, учет расходуемых ингредиентов для приготовления блюд.
Предложенные решения
Специалисты ГК "КомплектСофт" предложили заказчику провести автоматизацию на основе собственных разработок конфигураций на платформе 1С: Предприятия 8.3 РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и РеБиКа: Бэк-офис для оздоровительных центров.
В данных конфигурациях и была выполнена презентация работы программы с предварительной настройкой на несколько комнат в одном оздоровительном комплексе и показаны разделы по ведению склада и производства блюд на кухне.
Презентация функционала программы
В рамках презентации мы показали заказчику следующие возможности конфигураций.
Во фронт-офисе были продемонстрированы:
· Рабочий стола администратора сауны в разрезе ведения заказов и учета посетителей в программе.
· Регистрация посетителей и работа с предварительными оплатами клубным картам.
· Установка и работа скидок и дисконтных программ.
· Отчеты, которые может формировать администратор сауны в течение рабочего дня.
· Интерфейс программы, в котором можно просматривать документы продажи.
· Отчеты по товарам в разрезе документов регистраторов, кассовых смен, временных интервалов.
· Отчеты по выручке по типам оплат, загруженности сауны, продажам с разбивкой по товарам.
· Логирование работы сотрудников - это список операций с заказами с акцентированием на операциях по удалению позиций и работе с оборудованием по оплате заказа.
В конфигурации бэк-офис мы показали следующий функционал:
· Работа со справочниками номенклатуры и складами, поступлениями товара и формированием продажной цены, а также с остатками по складам.
· Заведение блюд и калькуляций на основе технологических карт, реализации и выпуск блюд.
· Работа с отчетами по производству и продажам, в том числе по выпуску продукции, недовложениям ингредиентов (то есть их нехватке в производстве), движение номенклатуры по видам операций, выручка и прибыль от реализации.
Работы по автоматизации
После проведения презентации заказчик решил приобрести у нас конфигурации на платформе 1С Предприятия 8.3 РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и РеБиКа: Бэк-офис для оздоровительных центров.
На рабочее место администратора сауны в баре была установлена платформа 1С: Предприятие 8.3 и указанные выше конфигурации программы.
Настройка и обучение работе с программой
Затем была выполнена настройка по данным о ресурсах оздоровительного центра и произведено первичное заполнение данными установленной нами программы.
По завершению настройки было проведено обучение сотрудников. Сотрудники ГК "КомплектСофт" обучили администраторов работе с Фронт-офисом, а управляющего - двум конфигурациям фронт-офиса и бэк-офиса в более полном функционале.
После обучения программа запущена в опытную эксплуатацию. В этот период осуществлялась активная техническая поддержка со стороны консультантов ГК «КомплектСофт».
Доработки по пожеланиям заказчика
Во время проведения эксплуатации заказчик рассказал нам о том, что он хочет внести доработки.
Сотрудниками ГК "КомплектСофт" были произведены следующие работы в конфигурации фронт-офис:
1) Для администраторов сауны требовались отчеты о фактической загруженности сауны в течение смены, включающие в себя время использования ресурса, количество человек и общая стоимость по заказу. Такой отчет в программе уже был, но только для руководителя комплекса. Нами была произведена настройка так, чтобы его можно было формировать из формы отчетов администраторов сауны.
2) Отчет по кассе. Раньше администраторы сауны заполняли его вручную. Заказчик попросил воспроизвести аналогичную форму в программе, чтобы по итогу смены и в ее течении можно было сформировать данный отчет в том виде, который использовался в ручном учете. В нем должна была быть аналитика по использованию ресурсов по фактическому времени, по видам услуг и оплат с группировками по поступившим денежным средствам и по зачету предварительных оплат. Запрошенный отчет был нами разработан и введен в работу.
Таким образом, доработки на основании пожеланий заказчика были успешно выполнены и встроены в используемую им конфигурацию.
Далее администраторы и управляющая "Новой сауны в Запрудном" изучили программу, и после этого фаза технической поддержки перешла в формат сопровождения.
Результаты
Автоматизация данной сауны позволила заказчику:
1) Выполнить переход с бумажного учета на современную электронную систему учета на базе 1С: Предприятие 8.3.
2) Удобно вести все заказы и брони сауны в формах списка, шахматки и мониторинг завершающихся заказов.
3) Отказаться от бумажного ведения заявок администраторами сауны. Теперь можно видеть брони и заказы в комплексе и на основании имеющейся информации оперативно проводить анализ основных показателей.
4) При закрытии смены формировать несколько отчетов по товарам и выручкам для подшивки их в архив. При этом после проведения доработки внешний вид отчета полностью совпадает с формой, которую раньше заполнялась вручную.
5) Анализировать активность клиентов, устанавливать скидки для них, осуществлять рассылки сообщений для напоминания о проведении традиционных групповых мероприятиях к Дням рождения для мотивации их посещения.
6) Работать как с постоянными фиксированными, так и с динамическими скидками, которые зависят от выручки сауны. При этом пороги динамических скидок можно устанавливать в отдельном справочнике.
7) Создавать быстрые отчеты по работе с базой заказов в любом разрезе: по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам, посетителям. Для этого не нужно просматривать все рукописные отчеты и записи, как это было раньше.
8) Более точно управлять остатками товаров, ценами и экономией ресурсов, вести учет сопутствующих товаров, калькуляций на блюда и наборы товаров для гостиницы и бара комплекса.
9) Повысить дисциплину персонала, сократить кражи, потому что теперь все действия можно легко посмотреть в логах, в продажах в базе и т. д.
10) Возможность подключаться к серверу с базами данных и решать возникающие задачи удаленно. Это дает экономию времени и повышение эффективности работы сотрудников.
11) В дальнейшем, рассмотреть интеграцию программы с сайтом, так как в ней была реализована такая возможность.
