К нам обратился представитель компании 1С:Франчайзи ООО "СДВ" по поводу автоматизации вновь открывающегося банного комплекса "Вятские бани", расположенного в городе Кирове.
"Вятские бани" - это двухэтажный оздоровительный банный комплекс для любителей настоящего пара. Он имеет отделение общественной бани, просторный зал на 70 мест и отдельные кабинки на 6 человек. Изюминка компании – это большая парная с уникальной печью – каменкой массой более 25 тонн, позволяющей генерировать пар нужного объема и кондиции. Также там есть 2 бассейна глубиной 1,5 м, хамам и кафе с большим ассортиментом еды и напитков.
Пожелания заказчика
Какие были основные пожелания к автоматизации?
В рамках автоматизации заказчику хотелось установить один компьютер на рабочее место администраторов бани с учетной программой для регистрации продаж, а второй - в кабинете управляющей для полного учета работы комплекса. А также использовать ККТ, банковский эквайринг, сканер штрих-кодов и введение клубных карт для постоянных посетителей.
Презентация функционала программы
Сотрудниками ГК "КомплектСофт" была подготовлена и проведена презентация, в процессе которой были показаны обозначенные заказчиком задачи.
По итогу проведенной презентации заказчиком была приобретены 2 конфигурации: Ребика Фронт-офис Автоматизация сауны, бани, оздоровительного центра и Ребика бэк-офис для оздоровительного центра.
Платформа 1С: Предприятие и оборудование, состоящее из фискального регистратора АТОЛ 55Ф и сканера штрих-кодов были доставлены в ООО "СДВ".
Работы по автоматизации банного комплекса
На рабочем месте администратора бани была произведена настройка конфигураций Ребики фронта и бэка. Кроме того, в конфигурации фронт-офис настроили подключаемое оборудование.
В конфигурации фронт-офис на рабочих местах сотрудников стал доступен следующий функционал:
1) Были настроены ресурсы, по которым будет вестись учет - бар, посадочные места бани и пользователи программы: Администратор комплекса, Администратор бани.
2) Учет тарифицированных услуг.
3) Добавление в заказ сопутствующих услуг, товаров и блюд
4) Формирование меню для администратора, содержащее актуальную информацию по товарам.
5) Возможность регистрации посетителей, скидки и использование бонусных программ для постоянных клиентов.
6) Удобное отображение введенных заказов на списке, шахматке и мониторе заказов, уже подходящих к завершению.
7) Уведомление о приближении завершения времени по заказам.
В конфигурации бэк-офис было организовано:
1) Ведение учета продаж в разрезе ресурсов: Бар, Баня домики, Основной склад, Общий учет по организации по товарам и суммам.
2) Возможность формирования большого количества отчетов по движениям товаров, блюд и ингредиентов.
3) Учет производства блюд по калькуляциям на основе ингредиентов из технологических карт блюд на кухне: блюда, продаваемые в баре, гостинице, на групповых заказах в большом срубе.
4) Анализ выручки в целом по заведению.
После настройки было проведено обучение сотрудников. Администраторы и официанты оздоровительного центра прошли обучение работе с конфигурацией Фронт-офис Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра, а управляющая - бэк-офис для общепита.
Перед открытием заведения консультанты ГК "КомплектСофт" вместе с управляющей завели начальные остатки в программу на основании закупленных товаров и блюд к открытию заведения.
Доработки для заказчика
Впоследствии, по пожеланию заказчика нашей компанией был проведен ряд доработок.
Через некоторое время после начала работы выяснилось, что конфигурации фронт и бэк были установлены на один компьютер администратора бани и несмотря на то, что он был достаточно мощный для работы с программой на базе 1С предприятия, это оказалось неудобно с точки зрения безопасности данных и совместной работы с данным компьютером администраторов и официантов заведения.
Мы предложили заказчику приобрести новый производительный компьютер с SSD диском и классическим жестким диском для хранения важной информации и баз, на который можно было будет перенести бэк-офис и рабочее место управляющего компанией. Когда он был приобретен заказчиком, на него была перенесена конфигурация бэк-офис и настроены все необходимые обмены и резервное копирование конфигураций.
В банном комплексе в программе для принятия безналичных оплат имелся автономный банковский терминал. Вскоре заказчик решил увеличить количество эквайринговых терминалов до 2-х на одном рабочем месте. При этом основной должен быть подключен к учетной программе для автоматизации оплаты банковской картой, а второй терминал - автономный.
Для этого сотрудниками ГК "КомплектСофт" в программе была сделана доработка для поддержки подключения двух терминалов к одному рабочему месту и возможность выбора оплаты по двум терминалам. При этом один из них был подключен к конфигурации на рабочем месте, второй - виртуальный, и администратор комплекса может выбрать по какому именно эквайрингу провести оплату.
В стандартном функционале программы была реализована поддержка учета алкогольной продукции и проведено соответствующее обучение для администраторов бани и управляющей.
Далее оздоровительный центр решил разделить помещения мужского и женского залов по двум разным этажам. Для открытия женского отделения им была приобретена рабочая станция, аналогичная компьютеру на первом этаже в мужском отделении, дополнительная лицензия на платформу 1С: Предприятия и касса со сканером штрих-кодов и двумя банковскими терминалами.
После этого рабочее место сотрудника было настроено и выполнены настройки списания номенклатуры по группам станций, для того чтобы в отчетах можно было разделить продажи по рабочим местам.
Следующим шагом нами была настроена синхронизация конфигурации Ребика: Бэк-офис с конфигурацией 1С: Бухгалтерия.
После года работы появилась потребность в новой доработке. В оздоровительном центре есть кафе с большим ассортиментом блюд и напитков. Заказчик решил оснастить официантов, принимающих заказы, планшетами, с помощью которых можно вносить заказ или дополнять уже существующий - напрямую в базе данных.
По заявке заказчика нами были приобретены планшеты на базе Windows 10 и настроены подключения к базе фронта, которая располагается на центральном рабочем месте. При тестировании работы настроенного планшета выяснилось, что на нем очень долго открывались заказы.
Для ускорения работы 1С Предприятия на планшетах официантов было предложено перевести программу на клиент-серверный вариант работы. Для заказчика была произведена презентация работы его базы в таком варианте работы. Была развернута копия базы на СУБД MS SQL сервер. При этом скорость работы конфигурации фронт-офис на планшете по Wi-fi сравнялась с работой базы на центральном фронте на рабочем месте администратора бани.
Когда поставленная задача была решена, заказчик приобрел лицензию 1С сервер МИНИ и установил СУБД МS SQL Express на компьютер управляющего. Данное решение повысило скорость работы рабочих станций в мужском и женском отделениях и дало возможность работать с отличной скоростью на планшетах официантов. Также перенос баз данных фронтов на компьютер управляющего избавил банный комплекс от периодического копирования баз в файловом варианте с компьютеров мужского и женского отделений на компьютер управляющего, потому что клиент-серверная версия работы с базами данных более быстрая и надежная, кроме того, она периодически сохраняется в архивы.
На следующей этапе развития оздоровительного центра, "Вятскими банями" было принято решение о приготовлении сложных блюд на территории кафе. Для этого в программе потребовалось установка и настройка принтеров для кухни и бара, чтобы при заказе блюда на сервисном принтере печатались чеки на приготовление блюд.
Для решения этой задачи были приобретены принтеры чеков VTP-80 и подключены к программе. При этом у каждого элемента справочника номенклатура с типом блюд настроили места печати и при подтверждении добавленного блюда в заказ на местах приготовления сейчас печатаются сервисные чеки на приготовление блюда. Это позволяет оперативно готовить заказанные посетителями блюда.
Результаты
Следовательно, автоматизация бизнеса в данном оздоровительном комплексе дала следующие результаты:
1. В организации был настроен учет на современной учетной программе на базе 1С: Предприятие 8.3, которая имеет возможность доработки под любые нужды заказчика, потому что имеет открытый код.
2. Ведение заказов посетителей в удобной информационной системе с различными режимами отображения заказов посетителей, сопроводительными комментариями, предпочтениями и историей посещений клиентов.
3. Настройка дисконтных программ. Возможность анализировать активность постоянных клиентов, устанавливать скидки для них, проведение рассылки сообщений для напоминания о традиционных групповых мероприятиях к Дням рождения для мотивации нового посещения.
4. Возможность создания быстрых отчетов по работе с базой заказов в любом разрезе по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам и посетителям. Формирование нескольких отчетов по товарам и выручкам для подшивки в архив при закрытии смены.
5. Ведение калькуляций на блюда и наборы товаров для гостиницы и бара.
6. Ведение учета склада, сопутствующих товаров, производства блюд и более точное управление остатками товаров, анализом цен, экономией ресурсов.
7. Сокращение криминальных действий персонала, потому что все действия теперь можно посмотреть в программе.
8. В дальнейшем при желании заказчика возможно будет провести интеграцию с сайтом компании, потому что конфигурация имеет возможность подключения к его движку.
9. Возможность удаленного подключения к серверу с базами данных для решения различных возникающих задач.
