В ГК "КомплектСофт" обратилась управляющая оздоровительного комплекса "Ботанический" Абдуразакова Марина Александровна.
Цели заказчика
Основная цель - установка учетной программы на рабочем месте администратора комплекса. Требования к программе были следующими. У нее должен быть удобный интерфейс по ведению броней и заказов клиентов, а также учет продаж сопутствующих товаров и банных принадлежностей.
Кроме того, заказчик планировал настройку синхронизации устанавливаемой программы с имеющейся у них программой 1С: Управление нашей фирмой. Данная конфигурация закрывала все потребности в управленческом учете оздоровительного центра, но в ней не было интерфейса для администратора оздоровительного центра с визуализацией графиков заказов.
Это не позволяло использовать базу для первичного учета броней и заказов. Поэтому на момент обращения к нам в оздоровительном центре данные регистрировались на бумажном носителе в журналах, а потом управляющей приходилось заносить их в программу вручную. Это было неудобно и занимало много времени.
Предложенные решения и презентация функционала программы
Специалисты ГК "КомплектСофт" предложили заказчику конфигурацию на платформе 1С Предприятия 8.3 РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и провели презентацию с настройкой в программе интерфейса для сауны, имеющей несколько залов и бассейн.
Презентация включала в себя:
· Рабочий стол администратора сауны в разрезе ведения заказов и учета посетителей в программе,
· Регистрацию посетителей и работу с предварительными оплатами клубными картами,
· Установку скидок и работу с дисконтными программами,
· Отчеты, которые может формировать администратор сауны в течение рабочего дня,
· Административный интерфейс, в котором можно просматривать документы продажи с большим набором необходимых реквизитов,
· Отчеты по товарам в разрезе документов регистраторов, кассовых смен, временных интервалов,
· Отчеты по выручке по типам оплат и по загруженности сауны,
· Отчеты по сотрудникам по выручке и по продажам с разбивкой по товарам,
· Логирование работы сотрудников (то есть список операций с заказами с акцентированием на операциях по удалению позиций и работе с оборудованием по оплате заказов).
Основной упор в презентации был сделан на интерфейсе администратора оздоровительного центра и сменных отчетах в программе. Роль складского модуля должна была выполнять конфигурация 1С: Управление нашей фирмой, уже установленная в компании.
Работы по автоматизации комплекса
Сначала сотрудники ГК "КомплектСофт" составили техническое задание по разработке обменов между конфигурациями РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и 1С: Управление нашей фирмой (1С: УНФ).
Так как перед нами стояла задача не выйти за пределы бюджета, согласованного заказчиком проекта, то был выбран экономный вариант обмена посредством написания расширений для конфигураций. В этом случае установка расширений не требует изменений программного кода в исходных конфигурациях. Следовательно, упрощается последующее обновление программ РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и 1С: Управление нашей фирмой.
Разработчики ГК «КомплектСофт» написали 2 расширения конфигурации 1С: одно для РеБиКа: Фронт-Офис, второе - для 1С: УНФ, которые позволяют выполнять двухсторонний обмен данными через web-интерфейс конфигурации.
Следующий этап заключался в комплектации рабочего места оборудованием и установке фронт-офиса.
Заказчик самостоятельно приобрел подходящий по характеристикам компактный настольный мини-компьютер (неттоп) нужной производительности размером с книгу и большой монитор с клавиатурой, мышью и колонками. Это хорошее решение для экономии рабочего места за стойкой администратора комплекса.
После этого на рабочее место была установлена платформа 1С: Предприятие 8.3 и конфигурация РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра.
Нашими сотрудниками были проведены: предварительная настройка конфигурации, учетных записей для управляющего и администраторов сауны и параметров работы, установлено расширение для обмена с 1С: УНФ. Следующим шагом через конфигуратор база фронт-офиса была опубликована на встроенном в операционную систему веб-сервере IIS для того, чтобы она стала доступна в локальной сети оздоровительного центра.
Далее на ноутбук управляющей Марины Александровны на конфигурацию 1С: УНФ было установлено расширение для обмена с фронт-офисом и была сделана выгрузка первичных данных из 1С: УНФ и настроены необходимые ресурсы. То есть, при данной выгрузке фронт получил заполненный справочник номенклатуры и текущей актуальной стоимости.
Следующим этапом в фронт-офисе было настроено меню, содержащее все актуальные позиции номенклатуры и услуги аренды сауны.
Кроме того, мы провели тестовые продажи и данные после закрытия кассовой смены в фронт-офисе были выгружены в 1С: УНФ. На основании выгрузки сформировался документ "Отчет о розничных продажах по кассовой смене" из фронта и по нему после продажи в 1С: УНФ прошли расходные движения товара.
Ввод в эксплуатацию прошел успешно. После окончания настроек сотрудником ГК "КомплектСофт" было проведено обучение по работе с программой для администраторов и управляющей оздоровительного комплекса, чтобы они смогли работать в ней самостоятельно.
Результаты
Следовательно, автоматизация оздоровительного центра позволила:
1) Выполнить переход с бумажного учета на современную систему на базе 1С: Предприятие 8.3.
2) Вести учет в формах списков, шахматки и мониторинга завершающихся заказов.
3) Отказаться от бумажного ведения заявок на рабочих местах администраторов сауны. Теперь можно видеть брони и заказы в электронном виде, и на основании имеющейся информации проводить анализ основных показателей оздоровительного центра.
4) Формировать сразу несколько отчетов по товарам и выручкам для подшивки их в архив при закрытии смены.
5) Иметь возможность анализировать активность постоянных клиентов, устанавливать для них скидки, делать рассылки сообщений.
6) Настроить дисконтные программы, работать как с фиксированными, так и с динамическими скидками, которые зависят от выручки. И при этом устанавливать пороги скидок в отдельном справочнике.
7) Создавать отчеты по работе с базой заказов в любом разрезе по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам, посетителям, при этом, без использования бумажных отчетов для получения информации.
8) Повысить дисциплину и сократить криминальные действия сотрудников комплекса, потому что сейчас все действия можно посмотреть в логах, время продаж - в базе и т.д.
9) Провести интеграцию с конфигурацией 1С: УНФ, что позволило использовать в управленческом учете этот удобный программный продукт для малого бизнеса.
10) В работе расширений для обмена заложить возможность удаленного подключения к базе фронт-офиса для того, чтобы можно было подключаться к нему из любого места с помощью интернета.
