К нам обратился центр отдыха "Павловские баньки", который располагается в городе Павлово Нижегородской области.
Это комплекс с отдельно стоящими банями, беседкой и домиком администратора с барной стойкой для приема заказов и комфортного ожидания посетителей. В глубине комплекса есть двухэтажный сруб с банкетным залом для проведения в нем праздников для больших компаний и с гостиничными комнатами, в которых размещаются клиенты, приехавшие на отдых на несколько дней. То есть это очень удобное место как для жителей, так и для гостей города Павлово.
Пожелания заказчика
В ходе переговоров руководитель комплекса "Павловские баньки" Ефанов Максим Станиславович рассказал нам о том, что ему требуется более полный учет деятельности комплекса, чем есть сейчас, а также реализация в учетной программе пожеланий его сотрудников.
У Максима Станиславовича потребность развития учетной программы возникла достаточно давно, но ранее у него не получалось провести результативный диалог с другими компаниями по автоматизации из-за определенной специфики работы его центра, а также возможности найти баланс между оптимальной ценой покупки и эффективной программой с дальнейшей возможностью доработки по желанию заказчика.
На данном этапе в организации для учета реализации услуг и сопутствующих товаров использовалась программа 1С: Управление торговлей 7.7. Ее возможностей было недостаточно для требуемой заказчику полноты учета.
Предложенные решения
В результате переговоров сотрудниками ГК "КомплектСофт" были обозначены пожелания к программе и предварительные векторы ее доработок.
Мы предложили заказчику автоматизацию на основе собственных разработок конфигураций на платформе 1С: Предприятие 8.3, РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и РеБиКа: Бэк-офис для оздоровительных центров.
На основе указанных конфигураций была настроена база данных для конфигураций с учетом предварительной информации о центре отдыха с складами, ресурсами и номенклатурой продажи.
Основной задачей было показать заказчику то, что программа соответствует его основным потребностям.
Поэтому в конфигурации фронт-офиса мы рассказали о следующих моментах:
1) Настройке ресурсов, по которым будет вестись учет. Это бар, бани в домиках, гостиница и летняя площадка.
2) Настройке основных пользователей - Администратор, Бухгалтер, Администратор сауны.
3) Учете тарифицированных услуг и возможности настроить стоимость по времени суток и дням недели.
4) Добавлению в заказ сопутствующих банных товаров и услуг.
5) Формированию меню для администратора, содержащего только актуальную информацию по товарам.
6) Возможности регистрации гостей, использовании бонусных программ для постоянных клиентов и возможность делать скидки.
7) Удобном отображении введенных заказов на списке, шахматке и мониторе заказов, уже подходящих к своему завершению.
8) Уведомлении о приближении завершения времени по заданному ресурсу.
В конфигурации бэк-офис мы осветили моменты о:
1) Ведении учета продаж в разрезе ресурсов, бара, домиков, гостиничных номеров и общего учета по организации, товарам и суммам.
2) Возможности формирования большого количества отчетов по движениям товаров, аксессуаров, блюд и ингредиентов.
3) Учета производства для кухни по калькуляциям на основе ингредиентов, заполненных на основании технологических карт блюд и отдельно по еде, продаваемой в баре, гостинице, на групповых заказах в большом срубе.
4) Анализу выручки в целом по заведению.
В ходе проведения презентации заказчику были даны детальные ответы на интересующие темы по использованию программы.
Работы по автоматизации
По итогам презентации Максимом Станиславовичем было принято решение о приобретении программы конфигураций на платформе 1С Предприятия 8.3 РеБиКа: Фронт-офис Автоматизация оздоровительного центра и РеБиКа: Бэк-офис для оздоровительных центров.
Указанные выше конфигурации были приобретены и установлены на сервер заказчика. С рабочих мест сотрудников были настроены подключения к базам данных.
Настройка программы
На рабочее место администратора сауны была установлена платформа 1С Предприятия 8.3 и настроены подключения к Фронт-офису и Бэк-офису. Также были настроены более детально программы для администратора сауны, а в Бэк-офисе открыты к доступу и просмотру только те разделы, которые касались лишь непосредственно ее работы.
К программе на рабочем месте администратора в баре было подключено кассовое оборудование касса ККМ Штрих 01Ф и сканер штрих-кодов.
На рабочее место менеджера были настроены подключения к фронт-офису для мониторинга заказов и получения информации по выручке заведения в разрезе заказов, продаж по администраторам сауны, по посетителям для анализа активности и установки дисконтных программ. Они были привязаны к конкретным датам (например, праздничным дням) и работе с контактами клиентов для получения обратной связи и повышения лояльности посетителей путем рассылки поздравлений и уведомлений через СМС.
На рабочем месте бухгалтера сотрудники ГК "КомплектСофт" подключили фронт-офис и бэк-офис для получения данных по продажам в целом по всей организации.
Следующим этапом было проведено обучение работе с программой администраторов сауны, менеджера компании и директор. Сначала для настройки и обучения на место выезжал сотрудник ООО "КомплектСофт", который занимается автоматизацией оздоровительных центров. Далее сопровождение проходило уже удаленно.
После настройки программы и оборудования программа была введена в опытную эксплуатацию. На это время касса была введена в режим эмуляции и учет в новой программе велся параллельно с той, в которой сотрудники заказчика работали ранее.
Доработки по пожеланиям заказчика
Во время проведения опытной эксплуатации были высказаны пожелания по проведению следующих доработок в программе:
· введение более полной информации на всплывающих информационных окнах на шахматке диаграммы Ганта, добавление в нее суммы предоплаты (если она была у клиента).
· создание доступности отчетов о фактических посещениях для администратора сауны, чтобы они могли из своего компьютера распечатать отчет о фактическом использовании ресурсов.
Данные доработки были нами выполнены и установлены в используемую конфигурацию.
По ходу работы программы возникали вопросы по регламенту действий в различных ситуациях, на которые заказчик оперативно получал нужную информацию от консультанта ГК "Комплект Софт".
Также в результате работы пришел запрос на доработку внешнего вида шахматки заказов, чтобы она была похожа на блокнот ежедневника. Это было связано с тем, что новые администраторы не всегда являются опытными пользователями ПК и им удобнее при ведении в программе сначала записывать данные в блокнот, который всегда есть в баре, а затем уже заводить их в программу, которая имеет привычный им блокнотный вид графиков.
По данному запросу разработчики программы не стали переделывать основной функционал шахматки, чтобы не лишать пользователей функций, уже имеющихся в программе. Для новой шахматки нами была разработана своя форма, точно копирующая чертеж в ТЗ от заказчика, в которую были добавлены и дополнительные функции по отображению на шахматке закрытых заказов, возможности их поиска и открытия, а также возможности из открытого выполненного заказа распечатать гостевой счет.
После установки новой доработки заказчик мы снова провели еще одно обучение с выездом по конфигурациям для новых администраторов центра на территории заказчика.
Внесенная наши доработка понравилась и была положительно оценена заказчиком.
На данный момент сотрудники полностью освоили функционал конфигураций РеБиКа: Фронт –офис и Бэк-офис и обращения в нашу техническую поддержку являются минимальными.
Результаты
Следовательно, автоматизация бани позволила заказчику:
1) Выполнить переход на современную систему учета на базе 1С: Предприятия 8.3.
2) Отказаться от бумажного ведения заявок на уровне рабочего места администратора сауны. Теперь он может оперативно видеть брони и заказы со всех рабочих мест комплекса.
3) При закрытии смены автоматически сформировать несколько отчетов по товарам и выручкам для их подшивки в архив.
4) Анализировать активность постоянных клиентов, устанавливать скидки для самых активных и выгодных посетителей центра, осуществлять рассылку сообщений для напоминания им о своих традиционных групповых мероприятиях к дням рождения.
5) Осуществлять создание быстрых отчетов по работе с базой заказов в любом разрезе по времени, номенклатуре, финансам, контрагентам, посетителям. Для этого не нужно перелопачивать целую гору бумажных отчетов, как это было раньше.
6) Производить контроль за действиями администраторов комплекса для того, чтобы сократить криминальные действия персонала. Теперь все действия можно посмотреть в логах (записи) в разрезе различных операций, производимых сотрудниками банного комплекса.
7) Вести сопроводительные комментарии по клиенту, его предпочтениям и истории посещений.
8) Удаленно подключаться к серверу с базами данных и решать возникающие задачи. Это дает существенную экономию времени и более высокую эффективность работы.
9) Проводить более точное управление остатками товаров, анализ цен и экономии ресурсов.
10) Вести склад сопутствующих товаров, калькуляций блюд и товаров для гостиницы и бара.
11) Осуществлять доработки по расширению функционала программы благодаря открытому коду.
12) Рассмотреть возможность интеграции с сайтом, потому что данную конфигурацию можно подключить к движку сайта.
