Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их реализация в 1С Зарплата и управление персоналом

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их реализация в 1С Зарплата и управление персоналом

С 01.01.2020 в России действует законопроект об электронных трудовых книжках. Главный вопрос, который волнует бухгалтеров и сотрудников отдела кадров: как же все это будет реализовано в 1С? Ведь появляются 2 новые формы: СЗВ-ТД (для отправки в ПФР РФ) и СТД-Р (для выдачи работнику при увольнении или по его запросу). Да и сроки поджимают... Первый отчёт СЗВ-ТД нужно будет отправить 17.02.2020 г., поскольку 15.02.2020 г. выпадает на выходной день, а данную форму нужно подавать каждый месяц не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

Всех сотрудников необходимо письменно уведомить до 30.06.2020 о введении в организации ЭТК и дать им выбор, подав одно из заявлений до 31.12.2020 г.: о сохранении бумажной трудовой книжки или о её ведении в электронном виде.

Проектом изменений в КоАП предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков, либо за представление неполных и недостоверных данных о трудовой деятельности.

При увольнении и по запросу сотрудников работодатель с 2020 г. будет обязан предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Первое, что можно сделать, чтобы подготовиться к сдаче отчёта — это проверить правильность внесения в программу наименования подразделений, должностей, квалификационных категорий в соответствии с нормативными документами организации.

Состав сведений электронной трудовой книжки идентичен содержанию бумажного варианта:

  • Приёмы на работу

  • Переводы

  • Увольнения

Сам документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (пока только проект, еще не утвержден) аналогичен документу СЗВ-М. Табличная часть отчётной формы будет формироваться по видам мероприятий (спец. форма, доступная для просмотра и редактирования), каждому из которых присвоен свой код:

  • 1 — приём на работу - Приём на работу (службу);

  • 2 — перевод - Перевод на другую работу;

  • 3 — увольнение - Увольнение с работы;

  • 4 — переименование работодателя - Изменение наименования страхователя;

  • 5 — обучение - Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)

  • 6 - Установление (присвоение) - Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)

  • 7 - Запрет занимать должность (вид деятельности) - Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Реализация ЭТК в 1С Зарплата и управление персоналом

Вот и ответ на вопрос о реализации в 1С. Долгожданное событие нашло свое отражение в релизе 3.1.12.113 Конфигурации «1C: Зарплата и управление персоналом». Посмотреть информацию о версии можно через Меню в правом верхнем углу программы


ЭТК О программе


Переходим в раздел «Отчётность, справки», находим пункт «Электронные трудовые книжки»


ЭТК О программе


В открывшемся окне при нажатии на кнопку «Создать» на выбор предлагается к созданию 3 документа:


Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности


  1. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. По кнопке Подбор выбираем сотрудников, которые написали заявления о форме ведения их трудовой книжки: в бумажном виде или электронной форме. В один документ можно вносить работников с разным видом заявления. Дата документа в 1С должна совпадать с датой заявления работника в письменном виде.


Печатная форма Заявления


Печатную форму можно вывести, нажав на кнопку  в документе, либо из журнала


Печатная форма


  • Статья 66 - ведение трудовой книжки в бумажном виде


Ведение трудовой книжки в бумажном виде


  • Статья 66.1 - ведение трудовой книжки в электронном виде


Ведение трудовой книжки в бумажном виде


2. Сведения о трудовой деятельности работников, СВЗ-ТД - для предоставления в ПФР. Формируется в случае каких-либо кадровых изменений по сотрудникам. Нажимаем кнопку «Создать», выбираем Отчётный период. Нажимаем кнопку «Заполнить».


Сведения о трудовой деятельности работников


Автоматически в СВЗ-ТД будут выводиться те Мероприятия, для которых в документах Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение была проставлена галочка «Отразить в трудовой книжке»:


Отразить в трудовой книжке


Заполняется СЗВ-ТД по Мероприятиям, произошедшим с сотрудником. Чтобы их просмотреть, нужно «провалиться» внутрь строки по необходимому сотруднику с помощью двойного клика мыши.


Мероприятия произошедшие с сотрудником


После проведения документ можно выгрузить или отправить, предварительно осуществив проверку. Печатная форма выглядит следующим образом (Проект):


Печатная форма ЭТК

Печатная форма ЭТК

Печатная форма ЭТК


3. Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р - для выдачи работнику на руки при увольнении, либо по его запросу. Создать данный документ можно не только из раздела «Отчётность, справки», но и из списка Сотрудники, выбрав нужного из них:


Сведения о трудовой деятельности работника


Данные «Сведения» заменят собой заверенную копию бумажной трудовой книжки для работников, которые выбрали ведение в электронной форме:


Сведения о трудовой деятельности работника


Печатная форма документа выглядит следующим образом (Проект):


Сведения о трудовой деятельности работника


В документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение» появилось новое поле для заполнения: Трудовая функция. Поскольку ведомства всё ещё продолжают дорабатывать форму СЗВ-ТД, то порядок заполнения данного поля ещё не утверждён и не описан:


Трудовые функции работника в ЭТК


Важные моменты:

  • Данные по внешним совместителям будут попадать в форму СЗВ-ТД наравне с остальными сотрудниками, с которыми оформлен трудовой договор;
  • Если сотрудник получает квалификацию в процессе трудовой деятельности, то данное событие также должно быть отражено в форме СЗВ-ТД;
  • На вновь поступающих на работу граждан, которые никогда не имели трудовую книжку в бумажном виде, даже по заявлению она оформляться не будет. Все сведения будут оформляться в электронном виде;
  • Работники со статусом ВКС (высококвалифицированный специалист), с которыми заключался трудовой договор, но не оформлялся СНИЛС, также должны быть отражены в СЗВ-ТД, а СНИЛС должен быть оформлен. К 01.01.2020 это делать не обязательно, но на момент какого-либо движения по данному сотруднику, должна быть регистрация в системе персонального учета и отражение в форме СЗВ-ТД;
  • В документе «Увольнение» нужно внимательно выбирать Основание увольнения, поскольку данные сведения будут попадать в форму СЗВ-ТД.

В сервисе «1С-Отчётность» можно подготовить, проверить, выгрузить и отправить в Пенсионный фонд РФ файл сведений. Но все это только предварительная информация до утверждения форм, своевременная реализация которых будет отражена в актуальных версиях программ 1С.

ВАЖНО! С 1 января 2021 года форму СЗВ-ТД необходимо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего документа, в случаях приёма или увольнения работника.

Несомненно, высокий уровень автоматизации в программах 1С позволит пользователям минимизировать трудоемкость перехода на кадровый электронный документооборот.


Остались вопросы?