Небольшой гостиничный комплекс с названием, напоминающем о солнечной и гостеприимной Турции, находится в г. Нур-Султан (быв. Астана), Казахстан, и включает в себя мини-гостиницу, небольшое кафе и сауну с бильярдом, и караоке. Заказчик хотел автоматизировать все три направления деятельности своего гостиничного комплекса в одной учётной системе 1С.
На предпроектном обследовании был произведён анализ стоящих перед бизнесом задач, и требований, которые заказчик ставит к выбираемому программному продукту:
- Работа с посетителями гостиницы, бронирование номеров, регистрация проживающих, удобная работа с тарифами при добавлении в заказ.
-
Автоматизация кафе: требуется учёт продаж блюд, напитков и других товаров.
-
В кафе есть своя кухня, в которой для кафе и для постояльцев гостиницы готовятся блюда на основании заказов клиентов (доставка в номера) и заказов кафе: требуется учёт ингредиентов, которые идут на приготовление блюд.
-
В комплексе есть сауна, в которую могут приходить как постояльцы гостиницы, так и просто желающие отдохнуть. В сауне тоже есть некоторый ассортимент товаров и услуг, подлежащий учёту.
-
Из гостиницы и из сауны можно сделать заказ в кафе с доставкой в номер.
-
Работа со списком посетителей гостиничного комплекса: необходима аналитика посещений и организация программа лояльности (возможность делать скидку наиболее частым гостям).
-
Наличие дисконтной и бонусной системы.
На основании анализа полученной на предпроектном обследовании информации нами были предложены две конфигурации для автоматизации гостиничного комплекса:
- РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра на три рабочих места для регистрации продаж на ресепшене гостиницы (который также является баром и местом регистрации заказов из кафе гостиницы). Также на это рабочее место приходят заявки на аренду номеров сауны и происходит окончательный расчёт за полученные услуги.
-
РеБиКа: Складской учёт для ресторанов, баров и кафе. Бэк-офис для кафе. Основное назначение данной конфигурации —автоматизация складского и производственного учёта кафе, баров, ресторанов, предложена для ведения производства гостиничной кухни, её блюда выпускаются для обслуживания заказов своего кафе, заказов в номера гостиницы и в комнаты сауны
Заказчику продемонстрировали работу обоих программ в паре (обе программы уже были настроены под задачи заказчика), после презентации заказчик принял решение о покупке данного программного обеспечения.
После приобретения программное обеспечение было установлено на рабочие места заказчика. Проведена настройка складов, ресурсов (под ресурсами здесь понимаются комнаты гостиницы и залы сауны), заведена номенклатура (товары и услуги). Подключено оборудование для считывания штрих-кодов и принтер на кухню. После завершения настройки проведено обучение управляющего гостиницы. В рамках обучения показана работа всех пользователей программы. Для данного проекта было настроено три типа учётных записей:
- Администратор заведения – пользователь с правами работы для регистрации продаж. В этом режиме будут работать несколько пользователей - администраторов гостиницы для ведения посетителей гостиницы, для бронирования и аренды комнат. Администраторы по совместительству являются барменами и ещё они будут регистрировать заказы в сауну. Также в их обязанности входит открывать и закрывать смену и просматривать отчёты смены.
-
Управляющий – имеет максимальные права среди пользователей (может создавать и деактивировать других пользователей) и получает всё отчётность и аналитику.
-
Бухгалтер - права просмотра документов с ограничениями в регистрации продаж и настройке системы.
-
Администратор системы – максимальные права для настройки и обслуживания обоих конфигураций и баз данных.
Обучение администраторов заведения управляющий берет на себя. У управляющего имеется опыт работы с системой 1С: Предприятие 8.3, что значительно упростило процесс обучения и усвоения материала.
После обучения пользователей обе программы были запущены в опытную эксплуатацию, результатом которой явились некоторые пожелания сотрудников заказчика по доработке программ.
- В конфигурации РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра на три рабочих места мы добавили в главное окно программы фильтр по клиенту, на котором в табличной части отображаются все актуальные заказы.
-
Мы доработали отчёт по фактическим посещениям, в котором указывается фактическое время занятости ресурса. В этот отчёт требовалось добавить источник информации при обращении для понимания откуда получена информация о гостинице Кемер.
-
Пользователи обратили внимание на то, что программа фронт-офис просто регистрирует продажи, не ведя остатков по складам. Поэтому мы создали для заказчика раздел, зайдя в который пользователи с правами Администраторы комплекса могли бы просматривать остатки по своим складам на начало дня. При этом все другие документы и операции (относящиеся к складам) для них остаются закрытыми.
Доработки были сделаны и установлены в конфигурации.
Автоматизация гостиницы Кемер позволила решить следующие задачи:
- Ведение заказов гостиницы, кафе, сауны в единой базе данных с возможностью получения оперативных отчётов в различных разрезах учёта: фактическая занятость ресурсов, аналитическая информация по видам услуг (например, для гостиницы это посуточное размещение, половина суток, почасовое размещение, востребованность номеров, в какое время наиболее загружены те или иные ресурсы и т.д.).
-
Ведение единой клиентской базы, просмотр истории заказов по клиенту, аналитика по активности клиента. На основании этих данных можно назначать поощрение постоянных посетителей скидками или бонусами.
-
Строгий контроль за администраторами гостиницы при продаже блюд, товара и услуг и отслеживание криминальных действий. В программе ведется лог действий пользователя в разрезе операций, которые могли бы вызвать вопросы руководства заведения или сотрудника, занимающегося контролем работы заведения. Например, удаление строк из заказа, удаление строк после печати предчека после отмены предчека, открытие денежного ящика, пробитие чека. Все эти события в отчёте привязаны ко времени и при возникновении спорных моментов все можно посмотреть на видеозаписи также с привязками ко времени.
-
Ведение калькуляций на блюда делает более строгим учёт списываемых продуктов на производство, что предотвращает хищения и повышает внутреннюю дисциплину персонала при работе и учёте расходуемых продуктов.
-
Проведение регулярных инвентаризаций и сохранение их результата в общей базе также позволяет боле четко следить за остатками на складах.
-
Различные отчёты по складам и производству в целом повышают эффективность ведения производства и планирование закупок как продуктов на кухню, так и товаров на кафе и бар, позволяют более экономически выгодно расходовать денежные ресурсы организации и избегать затоваривания на складах и кухне.
-
Также отчёты по прибылям позволяют видеть реальную прибыль от работы гостиницы и более точно распоряжаться имеющимися ресурсами.
-
Конфигурация РеБиКа: Складской учёт для ресторанов, баров и кафе. Бэк-офис для кафе реализована на управляемых формах, что позволяет опубликовать конфигурацию на веб-сервере и получить к ней доступ с любого рабочего места, расположенного удаленно с помощью браузера без установки программной платформы на компьютере, с которого осуществляется подключение к базе.
Ниже показаны
