Недавно к нам обратился бухгалтер комплекса «Петровские бани» (город Воронеж), включающего в себя общественную баню и гостиницу.
Задача, которую нам поставили, состояла в проведении комплексной автоматизации данного оздоровительного комплекса.
Пожелания заказчика
Каковы были основные пожелания к автоматизации? Перечислим их:
• Ведение учета и по гостинице, и по бане в одной программе.
• Работа с посетителями гостиницы: бронирование комнат, регистрация проживающих, удобная работа с тарифами при добавлении в заказ.
• Ведение учета и продажи небольшого перечня сопутствующих товаров, которые предлагаются к покупке посетителям гостиницы.
• Автоматизация общественной бани, а именно: ведение учета реализованных услуг помывки и сопутствующих товаров.
• Возможность оформлять в программе бронь бани сразу на группу посетителей.
• Ведение учета всех посетителей оздоровительного комплекса, сбор информации для проведения аналитики посещений, результаты которой позволят формировать программы лояльности, например, делать скидку постоянным клиентам.
• Наличие в программе функционала ведения дисконтной и бонусной систем.
Предложение решения
На основании полученной информации для автоматизации гостиничного комплекса нами были предложена конфигурация РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра на 3 рабочих места, со следующим их распределением:
-
2 рабочих места в гостинице – у менеджера и у администратора на ресепшне гостиницы, где осуществляется регистрация заказов по гостинице, продажа товаров и расчеты за предоставленные услуги.
-
Еще два рабочих места - в общественной бане, где производятся все операции по продажам банных услуг, в том числе прием заявок на бронь зон отдых бани и расчет (оплата) –для менеджера и кассира.
-
И еще 2 рабочих места – для у бухгалтера и руководителя.
Таким образом, конфигурация «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра» объединяет ведение учета по бане и гостинице, а настройка прав доступа позволяет каждому из пользователей программы видеть только ту информацию, которая нужна ему для работы.
То есть, работники гостиницы будут вести учет только по гостинице, а работники бани – только по бане, при этом руководителю и бухгалтеру будет доступна вся информация и весь функционал программы для ведения управленческого учета.
Презентация функционала программы
Далее заказчику была проведена презентация работы программы, настроенной согласно его потребностям. Наглядная демонстрация возможностей функционал и его соответствие пожеланиям позволили заказчику принять решение о целесообразности внедрения программы «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра».
Как было сказано выше, поставка программы уже включает в себя 3 рабочих места, но поскольку пользователей предполагалось 6 человек, заказчик приобрел еще 3 дополнительные лицензии.
Работы по автоматизации комплекса
После этого, специалисты ГК «КомплектСофт» приступили к работам по внедрению и настройки программного обеспечения.
Было сделано следующее:
1. Установка и настройка конфигурации «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра» на всех рабочих местах оздоровительного комплекса.
2. Заведение в программу всей первоначальной информации, в том числе по складам, ресурсам (номера гостиницы, посадочные места, зоны отдыха и шкафчики в бане), номенклатуре товаров и услуг.
3. Настройка рабочих мест, в том числе, распределение прав:
• Менеджер бани: право работы в режиме полного интерфейса, доступ к справочниками конфигурации, просмотр отчетов по своему направлению, открытие и закрытие смены, работа с бонусными программами, с ценами услуг и товаров, бронирование зон отдыха.
• Менеджер гостиницы получил аналогичные права, как и у менеджера бани, но только по направлению работы гостиницы (работа со справочниками, отчетами, сменами, программами лояльности, бронирование номеров гостиницы, работа с документами клиентов).
• Кассир общественной бани: права работы кассира в режиме «регистрации продаж» + открытие и закрытие смены, просмотр отчетов смены – в рамках работы общественной бани.
• Кассир гостиницы: права работы кассира в режиме «регистрации продаж» + заведение новых посетителей, бронирование номеров, продажа сопутствующих товаров, открытие и закрытие смены, просмотр отчетов смены.
• Руководитель: право работы в режиме полного интерфейса, доступ к справочникам конфигурации, просмотр отчетов по всему комплексу.
• Бухгалтер: права, такие же, как и у руководителя.
4. На рабочих местах кассиров было подключено и настроено кассовое оборудование: онлайн-кассы, сканеры штрихкодов и считыватели магнитных карт.
После настройки конфигурации консультантами ГК «КомплектСофт» проведено обучение работе в программе для всех пользователей.
Доработки по пожеланиям заказчика
Запуск программы в опытную эксплуатацию выявил, что возможностей типового функционала несколько недостаточно.
Заказчик выразил следующие пожелания по доработке программы:
• В конфигурации РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра требуется добавить форму счета для оплаты проживания в гостинице по безналичному расчету и добавить права работы с этой формой для менеджера и администратора гостиницы. Сотрудники бани эту форму не используют и при работе с заказами они ее видеть не должны.
Доработки были сделаны и установлены в необходимой конфигурации.
Переход на более быструю и надежную систему работы с базами данных СУБД
Изначально конфигурация «РеБиКа: Автоматизация бани, сауны, оздоровительного центра» была установлена в файловом варианте, а также было настроено резервное копирование базы. Но постоянное использование программы, регулярное наполнение ее данными и, как следствие, увеличение ее размера привели к снижению производительности системы.
По рекомендации специалистов ГК «КомплектСофт», заказчиком было принято решение перейти на более быструю и надежную систему работы с базами данных СУБД: Microsoft SQL Server. Для этого был приобретён мини-сервер 1С и использовано бесплатное решение MS SQLExpress.
Перенос базы на сервер и настройки оборудования позволили значительно ускорить работу с программой со всех рабочих мест комплекса.
Результаты
Автоматизация комплекса «Петровские бани» позволила:
1) Осуществлять учет продаж услуг гостиницы и общественной бани в единой базе с возможностью получения оперативных отчетов в различных разрезах учета: фактическая занятость ресурсов, аналитическая информация по видам услуг, например, посуточное размещение, половина суток, почасовое, а также, какие номера наиболее востребованы, в какое время наиболее загружены те или иные ресурсы и т.д.
2) Вести единую клиентскую базу, просматривать истории заказов по клиенту, проводить аналитику активности клиента, создавать и учитывать на основании этих данных программы поощрения постоянных посетителей с применением скидок или бонусов.
3) Производить строгий контроль за действиями администраторов комплекса при продаже товаров и услуг и, соответственно, отслеживать криминальные действия: в программе ведется лог (запись) всех действий пользователя в разрезе операций, которые могли бы вызвать вопросы руководства или сотрудника, занимающегося контролем работы заведения. Например, удаление строк из заказа после печати или отмены предчека, открытие денежного ящика, пробитие чека. Все эти события в отчете привязаны ко времени и при возникновении спорных моментов все можно отследить по камерам видеонаблюдения, установленным на рабочих местах.
4) Осуществлять доработки по расширению функционала программы благодаря открытому коду.
В этом внедрении была использована программа:
