Автоматизация столовой предприятия

В наше динамичное время трудно представить себе современный завод без систем автоматизации, но даже на таких предприятиях немало «белых пятен». Например, где учёт питания сотрудников в заводской столовой проводится  вручную, очень медленно, и сотрудники столовой и бухгалтерии тратят много времени на непроизводительный ручной труд.

Автоматизировать учёт комплексных обедов и свести человеческий фактор к минимуму помогает программа автоматизации столовой предприятия – РеБиКа Фронт-офис для общепита, редакция 1.0

О автоматизации столовой предприятия расскажем на примере работы заводской столовой ООО Капелла (® Procter and Gamble). На заводе работает примерно 220 человек, из которых большая часть работает по 12и-часовому графику. На каждый рабочий день сотрудник может получить в столовой 1 комплексный обед, таким образом, перед бухгалтерией и руководителем столовой стояла задача рассчитать согласно табеля учёта рабочего времени количество талонов на комплексные обеды для каждого сотрудника и выдать их. Так же сотрудники могут приобретать собственную продукцию предприятия во внутреннем магазине по специальным льготам, это талоны второго типа, и обычно сотруднику их выдавали в количестве 10-15 штук в месяц.

Работа столовой предприятия до внедрения строилась следующим образом:

Сотрудник, получив, к примеру, 22 талона на комплексный обед, приходил в столовою, где обменивал талон на обед. Для руководства столовой и льготного магазина эти талоны стали, фактически, документами строгой отчётности и требовали ежедневного и ежемесячного учёта. В конце месяца требовалось сопоставить количество талонов, по которым были получены комплексные обеды с фактическим табелем рабочего времени. Сотрудники, не использовавшие некоторое количество ранее выданных талонов на месяц, должны были в обязательном порядке сдать их в бухгалтерию предприятия, однако такая схема работы приводила к регулярным злоупотреблениям. Сотрудники передавали друг другу неиспользованные талоны на комплексные обеды и на продукцию предприятия, а отследить факт нарушения и пресечь его было очень сложно. Даже простой учёт талонов, принятых столовой, требовал больших ежедневных и ежемесячных трудозатрат со стороны бухгалтерии. О том, что при такой схеме работы отсутствовала какая-либо управленческая отчётность, можно даже не упоминать.

Видя эту неудобную организацию работы столовой, руководством ООО Капелла была поставлена задача внедрить автоматизацию учёта. Сотрудниками компании «Агентура Бизнеса» (ООО «КомплектСофт») была проделана следующая работа:

• В программе РеБиКа Фронт-офис для общепита реализован документ «график работы сотрудников»;

• импорт данных из Excel о фактически отработанном времени сотрудников;

• реализована внешняя обработка для расчёта фактически отработанных дней на основе времени и начисления комплексных обедов;

• реализован «список сотрудников» с назначаемой льготой «комплексный обед»;

• автоматически назначаемые доступные комплексные обеды и собственная продукция для вновь создаваемых сотрудников;

• реализованы управленческие отчёты в разрезе нескольких юридических лиц, действующих на предприятии;

• установлены рабочие места (терминалы кассира) со считывателем смарт-карт на раздатке столовой и в магазине собственной продукции;

• установлен терминал для сотрудников со считывателем смарт-карт для самостоятельной проверки сотрудниками количества оставшихся у них комплексных обедов и продукции.

Теперь работа заводской столовой строится следующим образом:

Каждый сотрудник получил личную смарт-карту для расчётов в столовой и магазине. В начале месяца на предприятии создаётся актуальный график работы, который через импорт-экспорт данных загружается в систему «РеБиКа Фронт-офис для общепита», где рассчитываются необходимые каждому сотруднику количество комплексных обедов и единиц внутренней продукции. В фойе столовой установлен терминал (экран покупателя со считывателем карт), с помощью которого сотрудники могут получать актуальную информацию о количестве доступных обедов и единиц продукции. Сотрудник столовой (раздатчик) прикладывает смарт-карту посетителя столовой к считывателю и видит на экране следующую информацию:

• ФИО сотрудника;

• Табельный номер;

• Организация сотрудника;

• Количество рабочих дней в графике сотрудника;

• Остаток комплексных обедов;

• Остаток продукции.

Раздатчик выдаёт посетителю столовой комплексный обед, после чего в системе заказ закрывается, и происходит оборот по комплексному обеду. Работа в магазине собственной продукции реализована аналогичным образом.

Администрация при этом получает необходимые управленческие отчёты. Так, можно наглядно видеть  плановое и фактическое количество полученных сотрудниками комплексных обедов и единиц продукции в магазине, и отклонения от плана. Отчёты строятся в разрезе по разным юридическим лицам, из которых состоит завод Procter and Gamble.

Реализованное специалистами компании «Агентура Бизнеса» (ООО «КомплектСофт») внедрение позволило резко сократить ручной труд бухгалтерии предприятия и сотрудников столовой, избавиться от бумажных талонов; появилась развёрнутая управленческая отчётность, а злоупотребления, связанные с передачей талонов между сотрудниками завода стали невозможны.

Необходимо коснуться ещё одного момента. На предприятии  Procter and Gamble  действует система контроля доступа с электронными пропусками. СКД интегрирована с системой 1С Зарплата и Управление Персоналом 8, где ведётся табель учёта рабочего времени сотрудников. При разработке проекта логичным и простым в реализации был вариант интеграции с этой системой, что позволило бы избежать появления дополнительных смарт-карт у сотрудников и шага, на котором происходит импорт-экспорт файла с табелем учёта рабочего времени. Однако, запрет службы безопасности предприятия на подключение к СКД привёл к появлению промежуточного варианта, при котором табель учёта рабочего времени экспортируется вручную в файл Excel и затем импортируется в форму в РеБиКа Фронт-офис для общепита, а сотрудники получили в постоянное пользование дополнительные смарт-карты.

Заказывая аналогичное внедрение на вашем предприятии, вы можете получить полностью интегрированное в ваши системы и бизнес-процессы решение, исключающее любой ручной импорт-экспорт и дополнительные средства авторизации сотрудников.

ПОСМОТРЕТЬ ОПИСАНИЕ И ФУНКЦИОНАЛ ПРОГРАММЫ, ПРИМЕНЯЕМОЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СТОЛОВОЙ, ПОСМОТРЕТЬ СПИСОК МОДУЛЕЙ=>

ЗАКАЗАТЬ, КУПИТЬ ТАКУЮ ЖЕ СИСТЕМУ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАВОДСКОЙ СТОЛОВОЙ В ЛЮБОМ РЕГИОНЕ РОССИИ. ЗАДАТЬ ВОПРОС =>

Телефон персонального менеджера: сот: +79-200-183-200, mail: sale@agentura-soft.ru, skype: managermurom,  ICQ: 429269116