В наше динамичное время трудно представить себе современный завод без систем автоматизации, но даже на таких предприятиях немало «белых пятен». Например, где учёт питания сотрудников в заводской столовой проводится вручную, очень медленно, и сотрудники столовой и бухгалтерии тратят много времени на непроизводительный ручной труд.
Автоматизировать учёт комплексных обедов и свести человеческий фактор к минимуму помогает программа автоматизации столовой предприятия – «РеБиКа: Корпоративное и индустриальное питание. Учёт талонов и дотаций на питание».
О автоматизации столовой предприятия расскажем на примере работы заводской столовой ООО «Капелла» (® «Procter and Gamble»). На заводе работает примерно 220 человек, из которых большая часть работает по 12и-часовому графику. На каждый рабочий день сотрудник может получить в столовой 1 комплексный обед, таким образом, перед бухгалтерией и руководителем столовой стояла задача рассчитать согласно табеля учёта рабочего времени количество талонов на комплексные обеды для каждого сотрудника и выдать их. Также сотрудники могут приобретать собственную продукцию предприятия во внутреннем магазине по специальным льготам, это талоны второго типа, и обычно сотруднику их выдавали в количестве 10-15 штук в месяц.
Работа столовой предприятия до внедрения строилась следующим образом:
Сотрудник, получив, к примеру, 22 талона на комплексный обед, приходил в столовою, где обменивал талон на обед. Для руководства столовой и льготного магазина эти талоны стали, фактически, документами строгой отчётности и требовали ежедневного и ежемесячного учёта. В конце месяца требовалось сопоставить количество талонов, по которым были получены комплексные обеды с фактическим табелем рабочего времени. Сотрудники, не использовавшие некоторое количество ранее выданных талонов на месяц, должны были в обязательном порядке сдать их в бухгалтерию предприятия, однако такая схема работы приводила к регулярным злоупотреблениям. Сотрудники передавали друг другу неиспользованные талоны на комплексные обеды и на продукцию предприятия, а отследить факт нарушения и пресечь его было очень сложно. Даже простой учёт талонов, принятых столовой, требовал больших ежедневных и ежемесячных трудозатрат со стороны бухгалтерии. О том, что при такой схеме работы отсутствовала какая-либо управленческая отчётность, можно даже не упоминать.
Видя эту неудобную организацию работы столовой, руководством ООО «Капелла» была поставлена задача внедрить автоматизацию учёта. Сотрудниками компании ООО «КомплектСофт» была проделана следующая работа:
Теперь работа заводской столовой строится следующим образом:
Каждый сотрудник получил личную смарт-карту для расчётов в столовой и магазине. В начале месяца на предприятии создаётся актуальный график работы, который через импорт-экспорт данных загружается в систему «РеБиКа: Корпоративное и индустриальное питание. Учёт талонов и дотаций на питание», где рассчитываются необходимые каждому сотруднику количество комплексных обедов и единиц внутренней продукции. В фойе столовой установлен терминал (экран покупателя со считывателем карт), с помощью которого сотрудники могут получать актуальную информацию о количестве доступных обедов и единиц продукции. Сотрудник линии раздачи столовой прикладывает смарт-карту посетителя к считывателю и видит на экране следующую информацию:
Сотрудник линии раздачи выдаёт посетителю столовой комплексный обед, после чего в системе заказ закрывается, и происходит оборот по комплексному обеду. Работа в магазине собственной продукции реализована аналогичным образом.
Администрация при этом получает необходимые управленческие отчёты. Так, можно наглядно видеть плановое и фактическое количество полученных сотрудниками комплексных обедов и единиц продукции в магазине, и отклонения от плана. Отчёты строятся в разрезе по разным юридическим лицам, из которых состоит завод Procter and Gamble.
Реализованное специалистами компании ООО «КомплектСофт» внедрение позволило резко сократить ручной труд бухгалтерии предприятия и сотрудников столовой, избавиться от бумажных талонов; появилась развёрнутая управленческая отчётность, а злоупотребления, связанные с передачей талонов между сотрудниками завода, стали невозможны.
Необходимо коснуться ещё одного момента. На предприятии Procter and Gamble действует система контроля доступа с электронными пропусками. СКУД интегрирована с системой «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ», где ведётся табель учёта рабочего времени сотрудников. При разработке проекта логичным и простым в реализации был вариант интеграции с этой системой, что позволило бы избежать появления дополнительных смарт-карт у сотрудников и шага, на котором происходит импорт-экспорт файла с табелем учёта рабочего времени. Однако, запрет службы безопасности предприятия на подключение к СКУД привёл к появлению промежуточного варианта, при котором табель учёта рабочего времени экспортируется вручную в файл Excel и затем импортируется в форму в «РеБиКа: Корпоративное и индустриальное питание. Учёт талонов и дотаций на питание», а сотрудники получили в постоянное пользование дополнительные смарт-карты.
Заказывая аналогичное внедрение на вашем предприятии, вы можете получить полностью интегрированное в ваши системы и бизнес-процессы решение, исключающее любой ручной импорт-экспорт и дополнительные средства авторизации сотрудников.
Заказать автоматизацию столовой! Звоните: тел.: +7 9200-183-200, mail: sale@agentura-soft.ru
