Описание внедрения по автоматизации учёта путевых листов в конфигурации «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0» в ООО «Борисоглебское».
Одной из важнейших задач, стоящих перед администрацией автотранспортного предприятия, является учёт путевых листов и контроль над злоупотреблениями в сфере автотранспортных перевозок. Чаще всего предприятия используют программу «Автограф» - диспетчерский комплекс с широким набором возможностей, предназначенный для мониторинга автотранспорта. Среди его возможностей наиболее востребованными являются: учёт расхода топлива (в том числе и с помощью дополнительных датчиков), учёт времени движения, пробега и простоев. Однако, несмотря на широкие возможности, данные, предоставляемые программой, не подходят для бухгалтерской отчётности. Например, уровень топлива на конец рейса и начало следующего может отличаться из-за того, что машина была поставлена на стоянку с боковым уклоном. При ручном переносе данных из программы «Автограф» в программы семейства 1С: Бухгалтерия это приводило к бухгалтерской ошибке.
К нам обратилась дирекция ООО «Борисоглебское» с задачей реализовать загрузку данных из программы «АвтоГраф», создавать и учитывать путевые листы в программе «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, редакция 3.0».
Ранее работа на предприятии в части учёта путевых листов строилась следующим образом:
транспортное средство приезжало на АЗС предприятия, где во время заправки сотрудник АЗС переносил данные из программы «АвтоГраф» в приложение на платформе 1С: 7.7, написанное специально для создания путевых листов. После печати путевого листа и отъезда водителя было необходимо внести эти же данные в 1С: Бухгалтерия. Такая работа приводила к большому объёму ручного труда и возникновению ошибок при копировании данных из одной программы в другую.
Для того, чтобы проанализировать ситуацию аналитиками компании ООО «КомплектСофт», пришлось досконально разобраться в тонкостях работы автотранспортных предприятий и учёта на них. Выяснились такие проблемы методологического характера, как сложности распознавания начала и конца рейса, которые программа «Автограф» может определять как с помощью события «запуск двигателя», так и по координатам автомобиля (выезд за пределы зоны автотранспортного предприятия). Например, в течение рабочего дня машина могла несколько раз заглохнуть при движении в условиях поля или ночная стоянка машины происходила в месте ночёвки водителя. Это приводило к появлению нескольких «рейсов» в программе «Автограф», но должен был создаваться только один путевой лист в 1С: Бухгалтерия.
После анализа ситуации экспертами компании ООО «КомплектСофт» было решено провести внедрение «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3» и написать механизм, реализуемый внешней обработкой, позволяющий загружать данные из программы АвтоГраф, создавать путевые (учётные) листы в 1С и заполнять их. Это позволило не менять конфигурацию самой «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0» и избежать в будущем проблем с обновлением. При помощи com-объектов происходит выгрузка из программы «АвтоГраф» таких данных, как:
В программе 1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3 в форме обработки автоматически заполняются поля «Организация», «Подразделение» (с возможностью выбора), создаются таблицы «Транспортные средства», «Путевые листы» и «Рейсы», причём данные в их колонках не редактируются для снижения риска злоупотреблений.
Теперь работа сотрудника АЗС строится следующим образом:
в механизме внешней обработки достаточно отметить чекбоксами те транспортные средства, с которыми планируется работа, чтобы заполнилась таблица «Путевые листы» в 1С. При необходимости можно вручную менять данные о сотруднике и заправке (транспортное средство, дату и другие сведения менять нельзя). После этого при нажатии кнопки «Создать путевой лист» создаётся и открывается новый путевой лист с заполненными реквизитами шапки, данными о водителе, машине, остатку топлива и показанием спидометра на начало, печатается путевой лист, и машина уезжает в рейс. Одновременно с этим закрывается предыдущий учётный лист по данному транспортному средству — в него автоматически заносятся данные о пробеге, расходе топлива, выполненных работах в поле (для сельскохозяйственной техники).
Бухгалтер с помощью этой же обработки может сравнить данные в путевых листах в «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0» с данными из «АвтоГраф».
Благодаря такой автоматизации учёта путевых листов в «1С: Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 3.0» в ООО «Борисоглебское» снизилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором, так как ранее в программе «АвтоГраф» контроль одним человеком за большим количеством водителей был затруднён. Также данное внедрение привело к экономии рабочего времени, которое ранее тратилось на ручной перенос данных из программы «АвтоГраф» в программу на основе 1С: 7.7 и далее в бухгалтерию предприятия.
